Le remboursement des frais de transport
Principe
Les indemnités domicile-lieu de travail sont accordées par l’employeur à son personnel en vertu :
- d’une obligation légale
- d’une CCT (convention collective de travail)
- d’une convention d’entreprise
- ou librement
L’employeur est tenu d’intervenir dans les frais de déplacement des employés qui utilisent un moyen de transport en commun (train, tram, bus, métro) pour les trajets domicile-travail.
Des règles spécifiques relatives au remboursement des frais de transport peuvent s’appliquer selon les secteurs (élargissement, voir même un remboursement complet de ces frais, selon le secteur).
Il est donc essentiel de consulter les accords sectoriels pour connaître les règlements applicables.
Remboursements par moyen de transport
Transport en commun: le train
En cas de déplacements en train, aucune distance minimale n’est prévue : le remboursement intervient donc dès le 1er km.
En l’absence de conventions sectorielles ou d’entreprise, c’est la CCT n° 19 octies du CNT qui régit l’intervention de l’employeur. Celle-ci correspond en moyenne à 75 % du prix de la carte de train. Ce montant est calculé en fonction d’un tableau résumant les montants forfaitaires et de la distance parcourue (exprimée en kilomètres).
Toutefois, un accord sectoriel ou d’entreprise peut prévoir le remboursement d'un certain pourcentage de l’abonnement effectivement payé. Généralement ce remboursement sera plus favorable pour l'employé.
Transports en commun: tram, métro, bus
Depuis le 1er juillet 2020, l'intervention de l'employeur est obligatoire dès le premier kilomètre. Auparavant, cette intervention était uniquement due pour une distance entre la halte de départ et la halte d’arrivée d’au moins 5 km.
En l’absence de conventions sectorielles ou d’entreprise, c’est la CCT n° 19 octies du CNT qui régit l’intervention de l’employeur.
Il y a lieu de distinguer deux situations :
- Le prix est fixe, quelle que soit la distance parcourue. La participation de l’employeur est égale à 71,8 % du prix réellement payé. Ce montant peut être limité au prix d’une carte de train pour une distance de 7 km.
- Le prix est proportionnel à la distance. La participation de l’employeur est limitée à 75 % du prix d’une carte de train pour un trajet similaire.
Toutefois, il faut toujours tenir compte des règles éventuellement fixées au niveau du secteur ou de l’entreprise. Ces règles sont prioritaires.
Transports publics combinés
En l’absence de conventions sectorielles ou d’entreprise, c’est la CCT n° 19 octies du CNT qui régit l’intervention de l’employeur.
Le calcul diffère selon le nombre de titres de transports délivrés :
- Un seul titre de transport pour la distance totale. La participation de l’employeur correspond en moyenne à 75 % du prix d’une carte de train. Attention : le titre de transport n’effectue pas de subdivision en fonction du moyen de transport en commun utilisé.
- Plusieurs titres de transport. La participation de l’employeur se base sur le calcul de la distance totale parcourue en additionnant les interventions prises séparément. Attention : calcul sur une base moyenne de 75 % du prix d’une carte de train.
Transport privé
L’intervention de l’employeur dans le moyen de transport privé n’est pas obligatoire et n’est donc pas réglée par la loi. Par contre, elle peut être définie au niveau du secteur ou de l’entreprise. Certaines conventions sectorielles ou d’entreprise renvoient aux dispositions s’appliquant aux transports en commun. D’autres conventions prévoient une intervention correspondant à un pourcentage spécifique d’un billet de train.
Transport collectif organisé
Il convient de distinguer le transport collectif organisé par l’employeur, d'une part, et le covoiturage, d'autre part.
- Le covoiturage est un transport collectif, organisé par un groupe d’employés. Il est donc assimilé au transport privé.
- Le transport collectif organisé par l’employeur peut s’effectuer moyennant une contribution financière de la part des employés ou entièrement aux frais de l’employeur.
Déplacements à vélo
Une indemnité kilométrique peut être octroyée pour les déplacements domicile-travail effectués à vélo.
Celle-ci ne peut être versée que pour des déplacements réellement effectués à vélo. A ce jour (2020), elle s’élève à 0,24 euro par kilomètre parcouru.
Système du tiers payant
Le système du tiers payant permet une intervention de l’État dans le prix de la carte de train.
L’employeur et la SNCB concluent une convention Tiers Payant. Grâce à cette convention l’employeur prendra en charge une partie ou la totalité des frais de transport. Par conséquence l’employé ne paiera rien ou qu’une partie pour ses frais de déplacement domicile – travail.
C’est également possible de conclure une convention Tiers Payant avec De Lijn et avec la STIB.
Déplacements professionnels avec son véhicule privé
Lorsqu’un employé utilise son véhicule privé pour des déplacements professionnels, il peut être remboursé pour les frais encourus.
L’employeur remboursera :
- Soit le montant exact sur base des justificatifs déposés par l’employé.
- Soit un remboursement forfaitaire conformément aux forfaits fixés par l’Etat. L’indemnité kilométrique forfaitaire est indexée le 1er juillet de chaque année. À l’heure actuelle (2020), elle s’élève à 0,3653 euro par kilomètre . Attention : maximum 24 000 km par an !
Résumé
Il faut toujours vérifier si une convention spécifique a été signée au sein du secteur ou de l’entreprise. À défaut, c’est la CCT n° 19 octies du CNT qui s’applique à tous les ouvriers et employés.
Axis Advice se base sur des données à jour et des sources sûres. Cependant, les articles sont mis à disposition à titre informatif et ne constituent pas un avis juridique contraignant. Bien qu'Axis s'efforce de maintenir le contenu de cet article correct et à jour, aucun droit ne peut en être tiré.
