Juridisch Secretaresse
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Spreek je vloeiend Nederlands met uitstekende Engelse vaardigheden en beheers je de Franse taal goed? Blink je uit in agendabeheer en heb je oog voor detail? Onze klant, een dynamisch advocatenkantoor, is op zoek naar een proactieve Legal Secretary om hun team te versterken. In deze functie zul je essentiële ondersteuning bieden aan fee earners, agenda's beheren, vergaderingen coördineren, reisarrangementen afhandelen en zorgen voor efficiënte communicatie binnen het team. Als je klaar bent om je administratieve expertise te laten zien en bij te dragen aan een diverse en inclusieve werkomgeving, solliciteer dan nu voor een competitief salarispakket, flexibele werktijden en de kans om elke dag een verschil te maken.
Beschrijving
- Proactief beheren en bijhouden van agenda's van fee earners; coördineren van vergaderingen met interne en externe klanten, zorgen dat alle werkzaamheden effectief worden gepland, inclusief het identificeren en oplossen van mogelijke uitdagingen;
- Vergaderingen organiseren, ervoor zorgen dat zalen en vergaderfaciliteiten worden geboekt, indien nodig contact onderhouden met zowel interne als externe deelnemers en ervoor zorgen dat alle benodigde catering en technische apparatuur aanwezig is;
- Organiseren van agenda's, presentaties en vergaderstukken, inclusief drukwerkproductie en tijdige distributie;
- Proactief in gesprek gaan met fee earners en hen bijstaan met betrekking tot werkvereisten en alle teamleden aanmoedigen en ondersteunen om gebruik te maken van het team;
- Communiceert met fee earners om hen op de hoogte te houden van de status van een taak;
- Zorgt voor een duidelijke en beknopte registratie van uitgevoerde taken en een correcte archivering van taken en ondersteunend materiaal;
- Zorgt voor accuraat en tijdig gebruik van hun praktijkmanagementsysteem om het openen, onderhouden, afsluiten en archiveren van dossiers te vergemakkelijken;
- Client onboarding, het opzetten van de juiste cliënt stamgegevens van de ontvanger en andere gegevens die zullen worden weergegeven op de voorkant van de factuur;
- Externe en interne telefoongesprekken en vragen op een professionele manier afhandelen en berichten doorgeven aan de juiste persoon;
- Het regelen van reisboekingen, waaronder visa, vluchten, taxi's, accommodatie en huurauto's;
- Administratieve ondersteuning bieden aan fee earners bij het zoeken naar conflicten en auditverzoeken optimaal afhandelen;
- Samenwerken met de rest van het juridisch assistententeam om uitgebreide persoonlijke assistentie en administratieve ondersteuning te bieden;
- Mogelijkheden zoeken voor procesverbeteringen, verbeteringen toepassen en kennis delen.
Je profiel
- Vloeiend Nederlands sprekend met een uitstekend niveau van Engels (geschreven en gesproken) en een zeer goede kennis van Frans;
- Eerdere ervaring in een vergelijkbare rol in een snelle omgeving: professionele dienstverlener of advocatenkantoor;
- Vaardig in Microsoft Office;
- Uitstekend agendabeheer;
- Flexibiliteit en het vermogen om een hoge werkdruk te beheren en strakke deadlines te halen;
- Discretie in het omgaan met vertrouwelijke zaken;
- Uitstekende aandacht voor detail, in staat om snel en nauwkeurig te werken onder druk;
- Proactief en in staat om initiatief te nemen en te werken met minimale supervisie;
- Kunnen voldoen aan zakelijke eisen en kunnen werken met veeleisende belanghebbenden;
- Zeer goed georganiseerd en in staat om te plannen, invloed uit te oefenen en te beïnvloeden;
- Teamplayer met can-do attitude en in staat om de extra mijl te gaan wanneer dat nodig is;
- Interpersoonlijk inzicht en probleemoplossend vermogen.
Aanbod
- Indicatie maandsalaris: tot € 5500
- Goed salarispakket + voordelen;
- Flexibele werktijden;
- Telewerken;
- Een omgeving waar diversiteit en inclusie ten grondslag liggen aan de manier waarop onze klant zijn waarden uitdraagt en aan alles wat hij doet;
- Ze geloven dat iedereen een stem heeft en dat ieders stem telt;
- Ze zetten zich in voor een inclusieve werkomgeving en cultuur in hun wereldwijde bedrijf, waar iedereen zijn authenticiteit naar het werk kan brengen.
Hoi, ik ben Chloé Philippo,
career advisor,
Is deze vacature iets voor jou?
