Office/event Assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Onze klant, actief in de financiële sector, is op zoek naar een Management Assistent. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verlenen van uitgebreide administratieve ondersteuning aan Client Relationships Managers en voor het succesvol bedienen van klanten. De taken en verantwoordelijkheden zijn zeer breed en zullen ook evolueren met de tijd!
Beschrijving
Administratieve en secretariële verantwoordelijkheden- Agenda beheren met inzicht in zakelijke prioriteiten om alternatieven te bieden, afwegingen te maken en het meest efficiënte gebruik van de tijd van CRM te overwegen.
- Alle telefoontjes en post beheren en screenen,
- Werkrelaties ontwikkelen met klanten, andere CRM's en andere personeelsleden.
- Bezoekers verwelkomen
- Het coördineren van kamerreserveringen en logistiek
- Onderhoudt actieve communicatie om een adequaat serviceniveau te garanderen
- Organiseren en bijhouden van archiefsysteem
- Afhandelen van inkomende en uitgaande post en e-mails
- PowerPoint-presentaties voorbereiden
- Beheren van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken, bijwerken, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
- Openen van bankrekeningen in coördinatie met de Compliance Officer
- Invoeren en opvolgen van financiële orders en beleggingen (in TreeTop Funds), afhandelen van alle administratieve taken
- Voorbereiden van dashboards, rapporten, studies
Verantwoordelijkheden voor evenementen
- Zaalreserveringen en logistiek coördineren
- Ondersteuning bij evenementen: uitnodigingen versturen, deelnemerslijst beheren, aanwezig zijn bij evenementen
- Beheer van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken en opvolgen van evenementen, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
- Organiseren en onderhouden van contacten m.b.t. catering, onderhoud, schoonmaakster, ...
Je profiel
- Idealiter: secretariaatsdiploma/certificaat, minstens vijf jaar progressieve secretariaatservaring (deels in een professionele dienstverleningsfirma bij voorkeur)
- Uitstekend geschreven en gesproken Frans en een professionele kennis van het Nederlands en Engels
- Superieure administratieve vaardigheden
- Affiniteit hebben met cijfers
- Superieure communicatieve vaardigheden, zowel informeel binnen het kantoor als met klanten. Goed kunnen omgaan met ambiguïteit
- In staat zijn om zowel de context als de details te begrijpen in probleemoplossende situaties
- Capaciteiten op het gebied van organisatie en tijdsbeheer
- Prioriteit geven aan meerdere taken met lange- en kortetermijnreactievereisten
- Uitstekende oriëntatie op details en nauwkeurigheid
- Het vermogen om bij te dragen en samen te werken in een sterke teamomgeving
- Competente en professionele houding naar klanten en collega's
- Servicegericht en proactief, zelfstartende houding
- Onafhankelijke en gestructureerde werkstijl; effectief in het stellen van prioriteiten en het coördineren van werklast, in staat om deadlines te halen
- Vermogen om onder incidentele stress te werken
- Flexibiliteit en reactievermogen, volwassenheid, betrouwbaarheid en absolute betrouwbaarheid
- Toewijding en motivatie
- Correct omgaan met vertrouwelijke informatie
Aanbod
Onze klant biedt je:- Indicatie maandsalaris: € 2501 - € 4500
- Een vast contract met een aantrekkelijk salarispakket
- De kans om te werken in een zeer aangename omgeving
Hoi, ik ben Elisa De Blaeser,
junior career adviso,
Is deze vacature iets voor jou?
