Secrétaire Juridique

Référence: 10033120 Bruxelles CDI Selection & Interim

Description

• Gérer et maintenir de manière proactive les agendas des avocats ; coordonner les réunions avec les clients internes et externes, en veillant à ce que toutes les activités professionnelles soient programmées de manière efficace, y compris l'identification et la résolution des problèmes potentiels ;
• organiser des réunions, s'assurer que les salles et les installations de conférence sont réservées, assurer la liaison avec les participants si nécessaire, tant internes qu'externes, et s'assurer que tout le matériel technique et de restauration nécessaire est en place ;
• Organiser les ordres du jour, les présentations et les documents de réunion, y compris la production d'imprimés et la distribution en temps voulu ;
• S'engager de manière proactive avec et assister les avocats en ce qui concerne les exigences de travail et encourager et soutenir tous les membres de l'équipe pour qu'ils utilisent l'équipe ;
• Communiquer avec les avocats pour les tenir informés de l'état d'avancement d'une tâche ;
• Veiller à ce que les tâches entreprises soient consignées de manière claire et concise et à ce que les tâches et les pièces justificatives soient correctement classées ;
• Veiller à l'utilisation précise et opportune du système de gestion du cabinet pour faciliter l'ouverture, la maintenance, la clôture et l'archivage des dossiers ;
• L'accueil des clients, la mise en place de données de base correctes concernant le destinataire et d'autres détails qui apparaîtront au recto de la facture ;
• Traiter les appels téléphoniques externes et internes et les demandes de renseignements de manière professionnelle et transmettre les messages à la personne concernée ;
• Organiser les réservations de voyage, y compris les visas, les vols, les taxis, l'hébergement et les voitures de location ;
• Fournir un soutien administratif aux avocats pour les recherches de conflits et mener à bien les demandes d'audit de manière optimale ;
• Travailler en collaboration avec le reste de l'équipe d'assistants juridiques afin de fournir une assistance personnelle et un soutien administratif complets ;
• Rechercher des possibilités d'amélioration des processus, appliquer les améliorations et partager les connaissances.

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Votre profil

• Parler couramment le néerlandais avec un excellent niveau d'anglais (écrit et parlé) et une très bonne compréhension du français ;
• Expérience préalable dans une fonction similaire dans un environnement en évolution rapide : société de services professionnels ou cabinet d'avocats ;
• Maîtrise de Microsoft Office ;
• Excellente gestion de l'agenda ;
• Faire preuve de flexibilité et de capacité à gérer une charge de travail importante et à respecter des délais serrés ;
• Discrétion dans le traitement des questions confidentielles ;
• Excellent souci du détail, capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression ;
• Être proactif et capable de faire preuve d'initiative et de travailler avec un minimum de supervision ;
• Capacité à répondre aux exigences de l'entreprise et à travailler avec des parties prenantes exigeantes ;
• Très organisé, capable de planifier, d'avoir un impact et d'influencer ;
• Joueur d'équipe avec une attitude positive et capable de faire un effort supplémentaire si nécessaire ;
• Compréhension des relations interpersonnelles et capacité à résoudre les problèmes.

Offre

• Indication du salaire mensuel: jusqu’à € 5500
• Bon salaire + avantages ;
• Horaires de travail flexibles ;
• Télétravail ;
• Un environnement où la diversité et l'inclusion sont à la base de la façon dont notre client vit ses valeurs et tout ce qu'il fait ;
• Ils sont convaincus que tout le monde peut s'exprimer et que la voix de chacun compte ;
• Il s'engage à offrir un environnement de travail et une culture d'intégration dans l'ensemble de ses activités mondiales, où chacun peut apporter son authenticité au travail.

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