Personal Assistant
Belgique - pas de région spécifique
CDI
Selection & Interim
Vous êtes une personne très organisée et vous avez des compétences exceptionnelles en matière de multitâches ? Notre client est à la recherche d'un assistant personnel talentueux pour rejoindre son équipe internationale dynamique. Relevez le défi de soutenir les avocats d'un cabinet prestigieux, en gérant les calendriers, les documents, les contacts avec les clients, et plus encore. Si vous êtes titulaire d'un diplôme en gestion administrative, que vous avez de l'expérience dans un environnement de services professionnels et que vous parlez couramment l'anglais, l'allemand et le français, ce poste est fait pour vous ! Mettez en valeur vos compétences en matière de communication et de résolution de problèmes dans un poste gratifiant où vous pourrez vraiment faire la différence. Un salaire compétitif et un environnement de travail favorable vous attendent ! Postulez maintenant !
Description
L'assistant personnel aide les avocats à fournir un service professionnel, réactif et de haute qualité aux clients du cabinet :- Organiser et hiérarchiser la charge de travail et garder la tête froide dans un environnement de travail chargé.
- Prendre des messages téléphoniques précis et complets pour les avocats et répondre aux questions des appelants internes/externes de manière utile et professionnelle.
- Organiser des conférences téléphoniques, des déjeuners, des déplacements et contribuer à la préparation de réunions et d'événements internes et externes.
- Maintenir des systèmes de classement à jour pour permettre aux avocats de trouver et d'utiliser facilement les documents. Aider à la gestion des documents, y compris au stockage et à l'archivage sécurisés des dossiers.
- Formater, photocopier, scanner, imprimer et relier les documents selon les besoins.
- Produire des documents précis, attrayants et bien présentés à partir de textes et de données non formatés en utilisant les formats PDF, Word, PowerPoint et Excel et en respectant la charte graphique du cabinet.
- Gérer efficacement le calendrier Outlook des avocats.
- Utiliser efficacement les différents systèmes informatiques de l'entreprise.
- Gérer de manière proactive les contacts des avocats avec les clients à l'aide de la base de données de contacts du cabinet.
- Assurer la facturation des clients et le suivi des factures en souffrance avec l'administration des clients.
- Veiller à ce que le temps des avocats soit saisi dans notre système de gestion du temps.
- Préparer les notes de frais des avocats et en assurer le suivi.
- Travailler en étroite collaboration avec les avocats pour mettre à jour leur biographie en ligne.
- Ouvrir les comptes des nouveaux clients et rédiger les lettres de mission.
- Effectuer toute autre tâche demandée par les avocats ou le Practice Manager dans l'intérêt général du bureau.
Votre profil
- Diplôme en gestion administrative ou équivalent. L'expérience peut remplacer les qualifications.
- Expérience dans une fonction similaire dans un environnement de services professionnels, avec de préférence une connaissance approfondie de tous les aspects de la gestion des secrétariats.
- Excellente connaissance de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral ; maîtrise de l'allemand et du français.
- Solides compétences en matière de communication écrite et d'informatique, avec une connaissance avancée des outils PDF et MS Office.
- Doit être capable de s'adapter à diverses exigences concurrentes et être digne de confiance.
- Capable de faire preuve de discrétion à l'égard des collègues, des clients et des relations extérieures.
- Fiable et attentif aux détails, il sait gérer son temps.
- Faire preuve d'une attitude serviable et positive.
- Solides compétences en matière d'écoute et de résolution de problèmes.
Offre
Notre client vous propose un poste stimulant au sein d'une équipe internationale dynamique. Vous aurez la grande responsabilité de pouvoir avoir un impact réel sur le fonctionnement du cabinet. Vous bénéficierez également d'un salaire compétitif et d'un environnement de travail agréable.
Bonjour, je suis Jade Donnen,
team leader,
Cet emploi vous convient-il ?
