Office manager

Description

• Gestion des opérations du bureau :

Superviser et assurer le fonctionnement quotidien du bureau, en veillant à ce que l'environnement de travail soit productif et organisé.
Coordonner les activités du bureau, y compris la gestion des horaires et des réunions.
Élaborer et mettre en œuvre des systèmes et des procédures de bureau efficaces afin d'optimiser le flux de travail et d'améliorer la productivité.
Organiser et rédiger les procès-verbaux des réunions d'équipe.
Assurer la coordination avec l'assistance informatique pour tous les équipements de bureau.

• Ressources humaines

Gérer les questions sensibles et confidentielles relatives au statut des employés et aux changements d'organisation.
Tenir à jour les dossiers des employés en gérant les changements de statut en temps opportun et assurer la protection des informations, des données et des dossiers des employés.
Soutenir la direction pour les questions de ressources humaines, y compris les congés et les salaires.
Préparer les documents nécessaires à la création du profil des nouveaux employés et à leur inscription sur les listes de paie.
Maintenir les politiques internes relatives aux règlements et procédures de travail.

• Soutien administratif :

Être le premier contact pour les questions administratives.
Fournir un soutien administratif au personnel et à l'équipe de direction de l'association.
Gérer la correspondance entrante et sortante, y compris les courriels, les lettres et les appels téléphoniques, tout en maintenant un haut niveau de confidentialité.
Maintenir et mettre à jour les bases de données, les dossiers et les systèmes d'archivage de l'association.
Fournir une assistance générale aux visiteurs.

• Assistance aux événements :

Aider à la planification et à la coordination des événements de l'association, y compris les conférences, les ateliers et les réunions.
Assister le responsable de la communication dans la logistique de l'événement, comme l'inscription, la facturation, la réservation des lieux, l'organisation des voyages et la restauration.

• Soutien aux membres :

Gérer la base de données des membres de l'association, en veillant à ce que les dossiers soient exacts et à jour.
Répondre aux demandes des membres et fournir une assistance de manière professionnelle et rapide.
Soutenir les efforts de recrutement et de fidélisation des membres.

• Effectuer d'autres tâches administratives en fonction des activités de l'organisation.

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Votre profil

• Licence en secrétariat ou qualification équivalente.
• Excellentes capacités de communication en français et en anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience confirmée en tant qu'assistant administratif/chef de bureau ou dans un rôle administratif similaire.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et intégrité.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais.
• Excellent souci du détail et capacité à résoudre les problèmes.
• Capacité à prendre des initiatives et à anticiper les besoins.
• Maîtriser les logiciels de bureautique et la technologie, notamment la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et les systèmes de gestion de bases de données.
• Être disposé et capable d'apprendre à travailler avec de nouvelles applications logicielles (telles que la plateforme d'événements virtuels).
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler en collaboration dans un environnement axé sur le travail d'équipe et avec différents niveaux d'ancienneté.
• Flexibilité et capacité d'adaptation pour gérer des priorités changeantes.
• Une expérience au sein d'une association commerciale belge ou d'une organisation à but non lucratif est un atout.
• Volonté de travailler dans une petite organisation dynamique.

Offre

Notre client, situé dans le quartier européen de Bruxelles, vous propose un contrat à durée indéterminée et l'opportunité de travailler au sein d'une petite association sans but lucratif en pleine croissance. Vous aurez la possibilité d'initier des projets et de définir votre propre position !

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