Support Office Manager

Description

Assurer l'administration des dépenses, y compris l'application du budget consolidé de l'administration générale et le suivi de son utilisation sous la supervision de l'administrateur général de la Belgique.

• Gérer et traiter les factures, les paiements et les réservations pour les dépenses de personnel et autres, les paiements de loyers, les retenues d'impôts à la source... par le biais du système local de gestion de la trésorerie.
• Préparer et contrôler tous les documents relatifs aux autorités administratives belges (professionnelles, sociales, fiscales...).
• Gérer les réservations d'investissement
• Gérer l'inventaire des investissements du bureau
• Suivre les comptes d'attente de la direction financière et de l'administration générale
• Gérer le contrôle des comptes d'attente de la succursale et rendre compte à la direction locale et à Amsterdam Finance.
• Veiller à ce que les informations financières soient transmises avec exactitude et dans les délais à la direction locale et aux régulateurs/institutions externes.
• Tenir à jour les comptes du grand livre.
• Fournir des rapports pertinents (statistiques, réglementaires) au directeur national, au MBE et aux parties prenantes/autorités externes (BNB, Febelfin, FSMA).
• Soutenir le responsable national dans la préparation et le contrôle du budget annuel.

Gérer les services publics et les installations du bureau

• Assurer une gestion précise des fournisseurs
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes en ce qui concerne l'achat d'équipements et de fournitures de bureau afin de garantir l'efficacité opérationnelle.
• Examiner et renouveler les contrats d'entretien, de location et d'assurance.
• Veiller à ce que les locaux soient correctement entretenus, y compris l'administration du système de sécurité de la succursale de Bruxelles (alarme, accès à la chambre forte).
• Assurer une gestion professionnelle du parking (assurance, taxes, rapports de dommages, etc.)
• traiter le courrier entrant et sortant
• Organiser des événements internes/externes tels que des incitations pour les clients, des événements pour les clients et des activités de responsabilité sociale de l'entreprise.
• Assumer la responsabilité de la maintenance des archives de la succursale de Bruxelles.
• Veiller au respect des règles communes et internes de l'entreprise, des normes et des exigences en matière de rapports, ainsi que de toutes les exigences réglementaires et statutaires pertinentes.
• Assurer une collaboration étroite avec les autres branches dans l'application des nouveaux outils (informatiques).

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Votre profil

• Licence requise ou expérience professionnelle équivalente dans le domaine de la gestion de bureau ou de la finance.
• Première expérience en finance/comptabilité.
• Excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction en anglais et en français et/ou en néerlandais.
• Compétence numérique
• Compétences analytiques
• Capacité à travailler avec précision et à porter une attention particulière aux détails.
• Style de travail flexible et esprit d'équipe positif
• Souci du processus
• Connaissance/intérêt pour les pratiques et principes comptables
• Solides compétences organisationnelles
• Esprit d'action
• Proactif et prêt à assumer des responsabilités

Offre

Notre client, situé à Etterbeek, vous propose un contrat à durée indéterminée dans une entreprise internationale qui valorise le développement personnel et professionnel.

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