Office manager

Beschrijving

• Office Operations Management:

Toezien op en onderhouden van de dagelijkse werkzaamheden van het kantoor, zorgen voor een productieve en georganiseerde werkomgeving.
Coördineren van kantooractiviteiten, waaronder het beheren van planningen en vergaderingen.
Ontwikkelen en implementeren van efficiënte kantoorsystemen en -procedures om de workflow te optimaliseren en de productiviteit te verhogen.
Organiseren en notuleren van teamvergaderingen.
Coördineren met IT-ondersteuning voor alle kantoorapparatuur.

• Personeelszaken

Beheren van gevoelige en vertrouwelijke zaken met betrekking tot werknemersstatus en organisatiewijzigingen.
Personeelsdossiers bijhouden door wijzigingen in werknemersstatus tijdig af te handelen en zorgen voor de bescherming van werknemersinformatie, gegevens en dossiers.
Het management ondersteunen bij HR-aangelegenheden, waaronder vakantiedagen en salarissen.
Voorbereiden van papierwerk dat nodig is om een nieuw werknemersprofiel aan te maken en een nieuwe werknemer op de loonlijst te zetten.
Onderhouden van het interne beleid met betrekking tot werkvoorschriften en procedures.

• Administratieve ondersteuning:

Primair aanspreekpunt zijn voor administratieve zaken.
Bied administratieve ondersteuning aan het personeel en managementteam van de vereniging.
Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder e-mails, brieven en telefoongesprekken, met behoud van een hoog niveau van vertrouwelijkheid.
Onderhouden en bijwerken van de databases, dossiers en archiveringssystemen van de vereniging.
Algemene ondersteuning bieden aan bezoekers.

• Assistentie bij evenementen:

Assisteren bij de planning en coördinatie van verenigingsevenementen, waaronder conferenties, workshops en vergaderingen.
Assisteer de communicatiemanager met de logistiek van het evenement, zoals registratie, facturatie, locatieboekingen, reisorganisatie en cateringarrangementen.

• Ondersteuning lidmaatschap:

De ledendatabase van de vereniging beheren en zorgen voor nauwkeurige en bijgewerkte gegevens.
Reageer op vragen van leden en verleen assistentie op een professionele en tijdige manier.
Ondersteuning bieden bij het werven en behouden van leden.

• Andere administratieve taken als de activiteiten van de organisatie dit vereisen.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

• Bachelordiploma in secretariaat of gelijkwaardig diploma.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Frans en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare ervaring als administratief medewerker/kantoormanager of in een vergelijkbare administratieve functie.
• Het vermogen om vertrouwelijke informatie discreet en integer te behandelen.
• Sterke organisatorische vaardigheden met het vermogen om taken te prioriteren en deadlines te halen.
• Uitstekende aandacht voor detail en probleemoplossend vermogen.
• In staat om initiatief te nemen en te anticiperen op behoeften.
• Vaardig zijn in het gebruik van kantoorsoftware en -technologie, waaronder MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) en databasemanagementsystemen.
• Bereid en in staat zijn om te leren werken met nieuwe softwaretoepassingen (zoals een virtueel evenementenplatform).
• Sterke interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om samen te werken in een teamgerichte omgeving en met verschillende niveaus van senioriteit.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen om met veranderende prioriteiten om te gaan.
• Ervaring met een Belgische beroepsvereniging/ non-profitorganisatie is een pluspunt.
• Bereid om in een kleine dynamische organisatie te werken.

Aanbod

Onze klant, gelegen in de Europese wijk van Brussel, biedt je een vast contract en de kans om te werken in een kleine maar groeiende non-profitorganisatie. Je krijgt de kans om projecten te initiëren en je eigen positie vorm te geven!

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?