Office Assistant

Beschrijving

Algemeen kantoor

• Telefoontjes beantwoorden.
• Advocaten assisteren bij het voorbereiden van documenten.
• Reserveringen afhandelen voor restaurants of cateraars.
• Inkoopfacturen naar boekhouders sturen (scannen en uploaden naar cloud) + coördineren.
• Uitgaande postverzoeken van advocaten: voorbereiden van brieven en enveloppen:
• Ondernemen van lokale zakelijke marketingtaken
• Ervoor zorgen dat het kantoor op de hoogte is van mogelijke problemen met verkeer/openbaar vervoer (gerelateerd nieuws controleren).

Reisgerelateerde zaken voor Brusselse mensen

• Coördineren met Travel Management Team in München met betrekking tot contracten en leveranciers.
• Taxi boekingen
• Vluchten
• Treinen
• Hotels
• Voorbereiden van onkostenformulieren met onderliggende tickets voor vergoeding
• Gastenkantoor intern boeken

Coördinatie van vergaderingen en gasten:

• Taxitransfer van en naar luchthavens regelen.
• Gastenkantoren voorbereiden.
• Vergaderzalen klaarzetten voor verschillende evenementen.
• Hotel/appartement accommodaties beheren.
• Luncharrangementen regelen en coördineren met advocaten met betrekking tot de planning.
• Klaarzetten en opruimen na vergaderingen.
• Organiseren van en contact onderhouden met coördinator vanuit Duitsland voor interne kantoorevenementen.

Bestellen/aankopen van kantoorbenodigdheden:

• Schaf schoonmaakmaterialen aan.
• De bestelling van kantoorbenodigdheden en andere benodigdheden beheren.
• Koffie en andere dranken.
• Contact onderhouden met wasbedrijf.
• IT-materialen en -activa (laptops, mobiele telefoons, koptelefoons etc.) aanschaffen.
• Contact onderhouden met vuilnis- en recyclingbedrijf voor het ophalen van afval.

Onderhoud IT-materialen:

• Configureren en assisteren bij het inwerken en installeren van IT-materialen voor nieuwe medewerkers.
• Serverproblemen oplossen en coördineren met IT (ook buiten kantooruren).
• Problemen met werkstations van lokale medewerkers diagnosticeren en oplossen en indien nodig coördineren met IT.
• Contact onderhouden met lokale serviceproviders (bijv. mobiele telefoons/internet en telefoonproviders).
• Verbindingsproblemen met mobiele telefoons of data-SIM oplossen en coördineren met de provider.
• Problemen met printers en scanners oplossen en onderhouden.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

• Vloeiend in Engels en Duits met begrip van Frans of Nederlands.
• Bachelordiploma in Office management, talen of een aanverwant vakgebied.
• Ervaring in een gelijkaardige functie.
• Discreet, communicatief en georganiseerd.

Aanbod

Onze klant biedt je een vast contract (voltijds of deeltijds) en:

• Indicatie maandsalaris: tot € 4500
• Een gevarieerd takenpakket in een communicatieve omgeving en een open-minded team;
• Een aantrekkelijk, prestatiegericht salaris;
• Flexibele werktijden;
• Een bruisende werkplek op een centrale en zeer toegankelijke locatie in Brussel;
• voordelen zoals maaltijd- of shoppingcheques, een aantrekkelijke ziekteverzekering en pensioenverzekering voor het hele gezin, reiskostenvergoeding en nog veel meer.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?