Office Assistant

Onze klant, een toonaangevend Europees kantoor, is actief op zoek naar een Office Assistant. Onze klant is zeer flexibel en kan je een parttime of fulltime contract aanbieden.
In deze functie werk je nauw samen met de office manager en rapporteer je aan de directeur.

Beschrijving

Algemeen kantoor
  • Telefoontjes beantwoorden.
  • Advocaten assisteren bij het voorbereiden van documenten.
  • Reserveringen afhandelen voor restaurants of cateraars.
  • Inkoopfacturen naar boekhouders sturen (scannen en uploaden naar cloud) + coördineren.
  • Uitgaande postverzoeken van advocaten: voorbereiden van brieven en enveloppen:
  • Ondernemen van lokale zakelijke marketingtaken
  • Ervoor zorgen dat het kantoor op de hoogte is van mogelijke problemen met verkeer/openbaar vervoer (gerelateerd nieuws controleren).
Reisgerelateerde zaken voor Brusselse mensen
  • Coördineren met Travel Management Team in München met betrekking tot contracten en leveranciers.
  • Taxi boekingen
  • Vluchten
  • Treinen
  • Hotels
  • Voorbereiden van onkostenformulieren met onderliggende tickets voor vergoeding
  • Gastenkantoor intern boeken
Coördinatie van vergaderingen en gasten:
  • Taxitransfer van en naar luchthavens regelen.
  • Gastenkantoren voorbereiden.
  • Vergaderzalen klaarzetten voor verschillende evenementen.
  • Hotel/appartement accommodaties beheren.
  • Luncharrangementen regelen en coördineren met advocaten met betrekking tot de planning.
  • Klaarzetten en opruimen na vergaderingen.
  • Organiseren van en contact onderhouden met coördinator vanuit Duitsland voor interne kantoorevenementen.
Bestellen/aankopen van kantoorbenodigdheden:
  • Schaf schoonmaakmaterialen aan.
  • De bestelling van kantoorbenodigdheden en andere benodigdheden beheren.
  • Koffie en andere dranken.
  • Contact onderhouden met wasbedrijf.
  • IT-materialen en -activa (laptops, mobiele telefoons, koptelefoons etc.) aanschaffen.
  • Contact onderhouden met vuilnis- en recyclingbedrijf voor het ophalen van afval.
Onderhoud IT-materialen:
  • Configureren en assisteren bij het inwerken en installeren van IT-materialen voor nieuwe medewerkers.
  • Serverproblemen oplossen en coördineren met IT (ook buiten kantooruren).
  • Problemen met werkstations van lokale medewerkers diagnosticeren en oplossen en indien nodig coördineren met IT.
  • Contact onderhouden met lokale serviceproviders (bijv. mobiele telefoons/internet en telefoonproviders).
  • Verbindingsproblemen met mobiele telefoons of data-SIM oplossen en coördineren met de provider.
  • Problemen met printers en scanners oplossen en onderhouden.

Je profiel

  • Vloeiend in Engels en Duits met begrip van Frans of Nederlands.
  • Bachelordiploma in Office management, talen of een aanverwant vakgebied.
  • Ervaring in een gelijkaardige functie.
  • Discreet, communicatief en georganiseerd.

Aanbod

Onze klant biedt je een vast contract (voltijds of deeltijds) en:
  • Indicatie maandsalaris: minder dan € 4500
  • Een gevarieerd takenpakket in een communicatieve omgeving en een open-minded team;
  • Een aantrekkelijk, prestatiegericht salaris;
  • Flexibele werktijden;
  • Een bruisende werkplek op een centrale en zeer toegankelijke locatie in Brussel;
  • voordelen zoals maaltijd- of shoppingcheques, een aantrekkelijke ziekteverzekering en pensioenverzekering voor het hele gezin, reiskostenvergoeding en nog veel meer.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?

Camille-Francq-1.jpg

Hoi, ik ben Camille Francq, senior career advisor,
Is deze vacature iets voor jou?

Solliciteer

Waarmee kan ik je helpen?