Office Assistant

Description

Bureau général

• Répondre aux appels téléphoniques.
• Assister les avocats dans la préparation des documents.
• Gérer les réservations pour les restaurants ou les traiteurs.
• Envoi des factures d'achat aux comptables (numérisation et téléchargement sur le cloud) + coordination.
• Demandes de courrier sortant de la part des avocats : préparation des lettres et des enveloppes :
• Entreprendre des tâches de marketing pour les entreprises locales
• Veiller à ce que le bureau soit informé des éventuels problèmes de circulation/transports publics (vérifier les nouvelles connexes).

Activités liées aux voyages pour les Bruxellois

• Coordination avec l'équipe de gestion des voyages à Munich en ce qui concerne les contrats et les fournisseurs.
• Réservations de taxis
• Vols
• Trains
• Hôtels
• Préparation des formulaires de dépenses avec les billets sous-jacents pour le remboursement
• Réservation du bureau des invités en interne

Coordination des réunions et des invités :

• Organiser les transferts en taxi depuis et vers les aéroports.
• Préparer les bureaux des clients.
• Mise en place de salles de réunion pour divers événements.
• Gérer l'hébergement dans les hôtels/appartements.
• S'occuper de l'organisation des déjeuners et coordonner les horaires avec les avocats.
• Réinstaller et nettoyer après les réunions.
• Organiser et assurer la liaison avec le coordinateur en Allemagne pour les événements internes au bureau.

Commander/acheter des fournitures de bureau :

• Acheter des produits de nettoyage.
• Gérer les commandes de papeterie et d'autres fournitures.
• Café et autres boissons.
• Assurer la liaison avec la société de lavage.
• Gérer l'acquisition de matériel et de biens informatiques (ordinateurs portables, téléphones mobiles, écouteurs, etc.).
• Assurer la liaison avec la société de ramassage des ordures et de recyclage.

Maintenance du matériel informatique :

• Configurer et aider à l'intégration et à l'installation du matériel informatique pour les nouveaux employés.
• Résoudre les problèmes de serveur et assurer la coordination avec les services informatiques (y compris en dehors des heures de bureau).
• Diagnostiquer et résoudre les problèmes liés aux postes de travail du personnel local et assurer la coordination avec le service informatique si nécessaire.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de services locaux (c'est-à-dire les téléphones portables/Internet et les opérateurs téléphoniques).
• Résoudre les problèmes de connexion avec les téléphones mobiles ou les cartes SIM de données et assurer la coordination avec le fournisseur.
• Dépanner et entretenir les imprimantes et les scanners.

• Calculer votre temps de voyage
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Votre profil

• Maîtrise de l'anglais et de l'allemand, avec une compréhension du français ou du néerlandais.
• Licence en gestion de bureau, en langues ou dans tout autre domaine connexe.
• Expérience dans un poste similaire.
• Discret, communicatif et organisé.

Offre

Notre client vous propose un contrat à durée indéterminée (à temps plein ou à temps partiel) et :

• Indication du salaire mensuel: jusqu’à € 4500
• Un éventail de tâches variées dans un environnement communicatif et une équipe ouverte ;
• Un salaire attrayant et axé sur les performances ;
• Des horaires de travail flexibles ;
• Un lieu de travail dynamique dans un endroit central et très accessible à Bruxelles ;
• Des avantages tels que des chèques-repas ou des chèques-courses, une assurance maladie et une assurance pension attrayantes pour les familles, une indemnité de déplacement et bien plus encore.

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