Office Assistant

Référence: 10033122 BruxellesBruxelles CDICDI Selection & InterimSelection & Interim
Notre client, un cabinet européen de premier plan, recherche activement un(e) Assistant(e) de bureau. Notre client est très flexible et est prêt à vous offrir un contrat à temps partiel ou à temps plein.
Dans ce rôle, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'office manager et rapporterez au directeur.

Description

Bureau général
  • Répondre aux appels téléphoniques.
  • Assister les avocats dans la préparation des documents.
  • Gérer les réservations pour les restaurants ou les traiteurs.
  • Envoi des factures d'achat aux comptables (numérisation et téléchargement sur le cloud) + coordination.
  • Demandes de courrier sortant de la part des avocats : préparation des lettres et des enveloppes :
  • Entreprendre des tâches de marketing pour les entreprises locales
  • Veiller à ce que le bureau soit informé des éventuels problèmes de circulation/transports publics (vérifier les nouvelles connexes).
Activités liées aux voyages pour les Bruxellois
  • Coordination avec l'équipe de gestion des voyages à Munich en ce qui concerne les contrats et les fournisseurs.
  • Réservations de taxis
  • Vols
  • Trains
  • Hôtels
  • Préparation des formulaires de dépenses avec les billets sous-jacents pour le remboursement
  • Réservation du bureau des invités en interne
Coordination des réunions et des invités :
  • Organiser les transferts en taxi depuis et vers les aéroports.
  • Préparer les bureaux des clients.
  • Mise en place de salles de réunion pour divers événements.
  • Gérer l'hébergement dans les hôtels/appartements.
  • S'occuper de l'organisation des déjeuners et coordonner les horaires avec les avocats.
  • Réinstaller et nettoyer après les réunions.
  • Organiser et assurer la liaison avec le coordinateur en Allemagne pour les événements internes au bureau.
Commander/acheter des fournitures de bureau :
  • Acheter des produits de nettoyage.
  • Gérer les commandes de papeterie et d'autres fournitures.
  • Café et autres boissons.
  • Assurer la liaison avec la société de lavage.
  • Gérer l'acquisition de matériel et de biens informatiques (ordinateurs portables, téléphones mobiles, écouteurs, etc.).
  • Assurer la liaison avec la société de ramassage des ordures et de recyclage.
Maintenance du matériel informatique :
  • Configurer et aider à l'intégration et à l'installation du matériel informatique pour les nouveaux employés.
  • Résoudre les problèmes de serveur et assurer la coordination avec les services informatiques (y compris en dehors des heures de bureau).
  • Diagnostiquer et résoudre les problèmes liés aux postes de travail du personnel local et assurer la coordination avec le service informatique si nécessaire.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs de services locaux (c'est-à-dire les téléphones portables/Internet et les opérateurs téléphoniques).
  • Résoudre les problèmes de connexion avec les téléphones mobiles ou les cartes SIM de données et assurer la coordination avec le fournisseur.
  • Dépanner et entretenir les imprimantes et les scanners.

Votre profil

  • Maîtrise de l'anglais et de l'allemand, avec une compréhension du français ou du néerlandais.
  • Licence en gestion de bureau, en langues ou dans tout autre domaine connexe.
  • Expérience dans un poste similaire.
  • Discret, communicatif et organisé.

Offre

Notre client vous propose un contrat à durée indéterminée (à temps plein ou à temps partiel) et :
  • Indication du salaire mensuel: moins de € 4500
  • Un éventail de tâches variées dans un environnement communicatif et une équipe ouverte ;
  • Un salaire attrayant et axé sur les performances ;
  • Des horaires de travail flexibles ;
  • Un lieu de travail dynamique dans un endroit central et très accessible à Bruxelles ;
  • Des avantages tels que des chèques-repas ou des chèques-courses, une assurance maladie et une assurance pension attrayantes pour les familles, une indemnité de déplacement et bien plus encore.

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Bonjour, je suis Camille Francq, senior career advisor,
Cet emploi vous convient-il ?

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