Executive assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Ben jij een ervaren Executive Assistant en op zoek naar je volgende uitdaging? Sluit je aan bij een dynamisch en ondersteunend team waar jouw organisatorische vaardigheden en proactieve instelling zullen uitblinken! Met meer dan 8 jaar ervaring in het ondersteunen van senior leadership zal je essentiële administratieve ondersteuning bieden, vergaderingen en evenementen in heel Europa coördineren en initiatieven voor procesverbetering stimuleren. Als je gepassioneerd bent over het creëren van efficiëntie, het handhaven van een hoog niveau van vertrouwelijkheid en het verbeteren van de samenwerking binnen een team, dan horen we graag van je! Geniet van een concurrerend salaris en een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket in een functie waarin je echt het verschil maakt. Mis deze kans niet - solliciteer vandaag nog!
Beschrijving
Ondersteuning van directieleden:- Uitgebreide administratieve ondersteuning bieden aan leidinggevenden en directeuren, waaronder complex agendabeheer, plannen van vergaderingen, verwerken en ondertekenen van documenten, digitaal en fysiek archiveren, interne en externe communicatie, organiseren van evenementen, voorbereiden van presentaties, onkostendeclaraties en het regelen van reizen.
- Organiseren en ondersteunen van vergaderingen in heel Europa, waaronder reis- en hotelreserveringen, opstellen van agenda's, circuleren van documentatie en coördinatie met lokale contactpersonen.
- Samenwerken met verschillende teams om lopende projecten te ondersteunen en interacties met interne en externe belanghebbenden te vergemakkelijken.
- Procesverbetering
- Standaardisatie stimuleren door procesbeschrijvingen, stroomschema's en checklists te maken. Proactief mogelijkheden identificeren om workflows en de efficiëntie van het team te verbeteren.
- Vergaderingen bijwonen wanneer dat nodig is, notulen maken en zorgen voor follow-up van actiepunten.
- Optreden als aanspreekpunt voor kantoorgerelateerde zaken in het Europese hoofdkantoor, zorgen voor een soepele dagelijkse gang van zaken in samenwerking met andere Executive Assistants.
Je profiel
- Je hebt een bewezen staat van dienst met meer dan 8 jaar ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare rol ter ondersteuning van senior leadership.
- Je hebt een bachelordiploma in bedrijfskunde, communicatie, organisatiemanagement, talen of een aanverwant vakgebied - voordelig, maar niet vereist.
- Je spreekt en schrijft vloeiend Engels. Frans en Nederlands zijn een pluspunt.
- Je hebt een sterke vaardigheid in de Windows-omgeving en Office 365 tools zoals Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
- Je hebt sterke vaardigheden op het vlak van organisatie en tijdsbeheer.
- Je hebt een uitstekend oog voor detail.
- Je beheert urgenties en prioriteiten effectief.
- Je hebt een positieve, doelgerichte en proactieve instelling.
- Je behandelt alle informatie vertrouwelijk en discreet.
- Je neemt initiatief in het identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn en het aansturen van verandering.
- Je bent geïnteresseerd in procesoptimalisatie en leert graag nieuwe vaardigheden.
- Je werkt volgens deadlines en zelfstandig.
- Je werkt effectief als teamlid en werkt goed samen met anderen.
- Je bent flexibel en staat open voor verandering.
- Je drukt je duidelijk en professioneel uit.
- Je toont uitstekende interpersoonlijke vaardigheden om de samenwerking in een team te ondersteunen.
- Je bent je bewust van en zet je in voor zakelijke prestatiedoelen.
- Je zoekt actief naar mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en voortdurend bij te leren.
- Je vindt het prettig om met complexe documenten en gegevens te werken.
- Je toont markt- en bedrijfsbewustzijn in je dagelijkse werk.
Aanbod
- Indicatie maandsalaris: € 3501 - € 4500