Office & Finance officer
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Sluit je aan bij een internationaal team als Office & Finance Officer! Deze boeiende functie combineert kantoormanagement, HR-coördinatie en financieel toezicht en biedt je de kans om je vaardigheden te laten zien in een omgeving waarin wordt samengewerkt. Je houdt toezicht op contracten, beheert leveranciers, verzorgt de salarisadministratie en zorgt ervoor dat wettelijke verplichtingen worden nageleefd - en dat alles terwijl je bijdraagt aan een duurzame missie. Als je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden, een proactieve instelling en het vermogen om effectief te communiceren in het Engels (met kennis van het Frans of Nederlands als bonus), dan nodigen we je uit om te solliciteren naar deze lonende kans die kan leiden tot een vaste aanstelling!
Beschrijving
Kantoorbeheer:- Bouwcontract - Toezicht en verlengingen
- Correspondentie verhuurder - Doorlopende communicatie
- Verzekering/Legaal - Polissen & juridische dekking
- IT-systeem en beveiligingsonderhoud - Infrastructuurondersteuning en -upgrades
- GDPR - Gegevensbescherming en naleving van privacywetgeving
- Kantoorapparatuur/milieu - Onderhoud, upgrades en schoonmaken
- Leveranciersbeheer - Servicecontracten & relaties
- Kantoorbenodigdheden aanvullen
- Coördineren maandelijkse salarisadministratie & voordelen
- Contracten - Voorbereiding & naleving
- Arbeidsreglement - Bijwerken indien nodig
- Wettelijke verplichtingen - Zorgen voor naleving
- Gezondheid & veiligheid - Beheer werkplekprotocollen
- Externe boekhouder beheren voor verkoop-/inkoopfacturen & transacties
- Contact onderhouden met externe boekhouder, accountant & auditor over het boeken van rekeningen & driemaandelijkse BTW-aangifte
- Ontwikkelen van jaarlijkse begroting met Secretaris-Generaal & Penningmeester
- Maandelijks de betaling van openstaande verkoopfacturen opvolgen
- Het jaarbudget bewaken en maandelijkse financiële rapporten opstellen voor de Secretaris-Generaal, de Penningmeester en het Uitvoerend Comité
- Beheer werkgroep- en projectbudgetten
- Financieringsovereenkomsten coördineren
- Betalingen via creditcard en bankoverschrijving voor evenementen beheren en faciliteren
- Facturen voor evenementregistratie en sponsoring coördineren met boekhouder/accountant
- Follow-up van betaling van inschrijvingen voor evenementen en sponsoring
- Kleine kas beheren
- Ervoor zorgen dat wordt voldaan aan wettelijke vereisten/verplichtingen
- Saldi van bankrekeningen bewaken
- Bankbetalingen invoeren voor ondertekening door Secretaris-Generaal
Je profiel
- Ten minste 2 jaar relevante werkervaring
- Bachelordiploma in een relevant vakgebied een voordeel
- Uitstekende beheersing van geschreven en gesproken Engels, vloeiendheid in het Frans of Nederlands een duidelijk voordeel (voor contacten met in België gevestigde leveranciers)
- Goede interpersoonlijke vaardigheden, betrokken, zeer gemotiveerd en in staat om initiatief te nemen
- Betrouwbaar en flexibel met een accurate en gestructureerde werkaanpak
- Sterke organisatorische en time management vaardigheden
- Teamgerichte mentaliteit
- Bedrevenheid in MS Office en digitale samenwerkingstools; goede IT-vaardigheden
Aanbod
- Indicatie maandsalaris: € 2501 - € 4000
- Een contract voor bepaalde tijd dat leidt tot een vast contract
- De kans om te werken in een organisatie die duurzaamheid centraal stelt in haar denken
Hoi, ik ben Camille Francq,
Team Leader,
Is deze vacature iets voor jou?