Receptionist and Administrative Assistant
Luxemburg (Stad)
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Als je een ervaren receptionist/administratief medewerker bent, bied je administratieve ondersteuning van hoge kwaliteit in het Frans en Engels. Deze functie is essentieel om de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen door advocaten, kantoorpersoneel en hun teams te ondersteunen en tegelijkertijd een professionele en efficiënte service te bieden aan zowel interne als externe klanten. De succesvolle kandidaat werkt nauw samen met collega's op kantoor en onderhoudt contacten met externe contacten, draagt bij aan het effectief functioneren van het kantoor en ondersteunt de bedrijfsdoelstellingen.
Beschrijving
- Als eerste aanspreekpunt fungeren en een professionele, efficiënte en gastvrije ervaring bieden aan klanten, bezoekers en personeel.
- Behandelen van inkomende gesprekken met behulp van een telefoonsysteem en zorgen voor een professionele en beleefde communicatie.
- Videoconferenties coördineren en indien nodig contacten onderhouden met interne en externe teams.
- Organiseren van reislogistiek en werkplekarrangementen voor bezoekende collega's en klanten.
- Toezien op het boeken, inrichten en onderhouden van vergaderruimtes en ervoor zorgen dat alle faciliteiten schoon en operationeel zijn.
- Catering en verfrissingen regelen voor interne en externe vergaderingen.
- Algemene administratieve ondersteuning bieden om de dagelijkse werkzaamheden op kantoor soepel te laten verlopen.
- Assisteren bij financiële taken, waaronder factuurverwerking en onkostenbeheer.
- Bijhouden van gegevens over de toegang tot het gebouw en de veiligheid van personeel en bezoekers.
- Ondersteuning bieden bij initiatieven op het gebied van gezondheid en veiligheid op de werkplek, waaronder optreden als EHBO'er of brandwacht.
Je profiel
- Vloeiend in Frans en Engels. Kennis van Duits en Luxemburgs is een pluspunt.
- Ten minste 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een professionele dienstverleningsomgeving.
- Sterke telefoonetiquette en interpersoonlijke vaardigheden, met vertrouwen in de omgang met klanten en collega's op alle niveaus.
- Een professionele en toegankelijke houding, altijd vriendelijk en gastvrij.
- Uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden, met het vermogen om taken effectief te prioriteren.
- Vaardig in Microsoft Word, Excel en Outlook; ervaring met Cisco-telefoonsystemen is een voordeel.
- Bereid zijn om af en toe over te werken om te voldoen aan zakelijke behoeften.
Aanbod
- Indicatie maandsalaris: € 3001 - € 4000
Hoi, ik ben Floriane Didier,
Senior Career Advisor,
Is deze vacature iets voor jou?