Receptionist/Admin Assistant
Luxemburg (Stad)
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Word receptionist/administratief medewerker bij een prestigieus internationaal advocatenkantoor! Laat je talenkennis in het Frans en Engels zien terwijl je telefoontjes beheert, helpt bij videoconferenties en zorgt voor een soepel verloop van het kantoor. Breng je 2 jaar ervaring in een professionele omgeving, uitzonderlijke communicatievaardigheden en het vermogen om te multitasken mee. Je warme houding, gepolijste uiterlijk en vaardigheid met PC-tools worden op prijs gesteld. Geniet van een concurrerend salarispakket, doorgroeimogelijkheden en de kans om te werken in een dynamische omgeving waar jouw bijdragen ertoe doen.
Beschrijving
- Als eerste aanspreekpunt vertegenwoordig je onze klant op een professionele en vriendelijke manier, waarbij je alle klanten en medewerkers verwelkomt en helpt.
- Je bent verantwoordelijk voor het beheren en screenen van alle inkomende gesprekken via een Cisco-telefoonsysteem, waarbij je zorgt voor een professionele en beleefde benadering.
- Je werkt samen met internationale kantoren en AV Services om videoconferenties te organiseren wanneer dat nodig is. Je bent een belangrijk contactpersoon in het kantoor in Dublin voor het regelen van de reis van internationale bezoekers en het toewijzen van kantoorruimte.
- Toezien op het boeken van vergaderruimtes, toezicht houden op vergadergerelateerde verzoeken en het coördineren van parkeervoorzieningen voor klanten en bezoekers.
- Handhaaft de netheid en zorgt voor een goede inrichting van boardrooms, vergaderzalen en receptieruimten om te allen tijde aan hoge standaarden te voldoen.
- Op verzoek catering regelen voor interne en externe vergaderingen en bestellingen van eten en drinken effectief coördineren.
- Nauwkeurige administratie bijhouden en toegangskaarten voor medewerkers en bezoekers beheren, zorgen voor actuele informatie.
- Expertise ontwikkelen in het kantoor en de omgeving om nuttige informatie en ondersteuning te bieden aan personeel en bezoekers.
- Je biedt naar behoefte administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen binnen het kantoor.
- Je assisteert de Office Manager bij financiële taken.
- Het beheren van zowel inkomende als uitgaande post behoort tot je verantwoordelijkheden.
- Je bent verantwoordelijk voor het regelen van boekingen voor koeriers en taxi's.
- Het coördineren van reserveringen voor vergaderzalen voor zowel interne als externe bijeenkomsten behoort ook tot je taken, evenals het samenwerken met AV Services indien nodig.
- Ook het regelen van zitplaatsen voor bezoekende collega's behoort tot je taken.
- Het is van cruciaal belang dat je ervoor zorgt dat de kantoorbenodigdheden en -faciliteiten goed worden onderhouden, zodat het kantoor soepel kan functioneren.
- Je werkt nauw samen met externe leveranciers om kantoorbenodigdheden en aanverwante artikelen aan te schaffen onder toezicht van de Office Manager.
- Hulp bieden bij de boekhouding, zoals het beheren van facturen en aanverwante documentatie, is een belangrijk aspect van je functie.
- Als actief lid van het Health & Safety-team fungeer je als EHBO'er en brandwacht en speel je een cruciale rol in het handhaven van een veilige omgeving.
- Af en toe ben je nodig voor horeca- en kantoorgerelateerde evenementen en projecten.
Je profiel
- Een concurrerend salaris in overeenstemming met uw ervaring en kwalificaties.
- Vloeiende beheersing van Frans en Engels op gevorderd niveau is vereist, beheersing van Duits en Luxemburgs is een pluspunt.
- Ten minste 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een professionele dienstverlenende omgeving.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel telefonisch als persoonlijk, zijn noodzakelijk.
- Je ziet er gepolijst en professioneel uit en je hebt een warme en toegankelijke houding.
- Vertrouwen in de omgang met klanten en collega's van alle niveaus is cruciaal.
- Aantoonbare vaardigheid om taken efficiënt en effectief uit te voeren.
- Vaardigheid in het stellen van prioriteiten en het beheren van meerdere taken en verantwoordelijkheden.
- Bekendheid met Cisco-systemen is een pré, maar niet verplicht.
- Bekwaamheid met PC tools zoals Word, Excel en Outlook is essentieel.
- Flexibiliteit en bereidheid om af en toe over te werken om aan zakelijke vereisten te voldoen.
Aanbod
- Indicatie maandsalaris: € 3501 - € 4000
Hoi, ik ben Floriane Didier,
Senior Career Advisor,
Is deze vacature iets voor jou?
