Office Assistant

Onze klant, actief in de publieke gezondheidssector, is op zoek naar een office assistant. Als Office Assistant rapporteer je aan de Managing Director en zijn je verantwoordelijkheden zeer divers.

Beschrijving

  • Administratieve ondersteuning bieden aan de managing director
  • Voorbereiden van presentaties, memo's, notities, brieven, etc.
  • Reizen regelen
  • Facturen controleren en registreren, budgettering en andere financiële behoeften ondersteunen waar nodig
  • Ondersteuning bieden bij de organisatie van vergaderingen en evenementen
  • Administratieve ondersteuning bieden aan alle divisies en functies in het kantoor in Brussel:
  • Administreren van abonnementen en lidmaatschap van brancheverenigingen, tijdschriften, enz.
  • Telefoon- en e-mailverkeer afhandelen
  • Ondersteuning van HR-diensten en personeelsgerelateerde zaken waar nodig
  • Algemene administratieve ondersteuning wanneer nodig
  • Coördineren van kantooractiviteiten en -werkzaamheden om efficiëntie en naleving te garanderen:
  • Bezoekers verwelkomen en waar nodig hulp bieden
  • Openen, sorteren en distribueren van post en andere correspondentie naar de juiste persoon
  • Leveranciers beheren, voorraad bijhouden van kantoorbenodigdheden en waar nodig bestellingen plaatsen
  • Beheer faciliteiten (onderhoud, schoonmaakdiensten, enz.)
  • Administratieve ondersteuning voor de vloot
  • Organisatorische ondersteuning bij het in- en uitstappen van medewerkers

Je profiel

  • Bachelordiploma (bedrijfskunde, administratie of verwant gebied) of gelijkwaardig door ervaring
  • Eerste aantoonbare ervaring in algemene administratie
  • Vloeiend in Engels en Nederlands met een goed niveau van Frans
  • Goed gebruik van Microsoft tools
  • Sterk ontwikkelde organisatorische vaardigheden met een hoge mate van nauwkeurigheid en oog voor detail
  • Het vermogen om te allen tijde vertrouwelijkheid, integriteit, diplomatie en tact te bewaren
  • In staat om zelfstandig te werken met een proactieve benadering van de werkzaamheden
  • Uitstekende teamspeler met sterke vaardigheden op het gebied van communicatie en relatiebeheer
  • Openstaan voor en zich aanpassen aan veranderingen

Aanbod

Onze klant, gevestigd in Evere, biedt jou:
  • Een vast contract
  • Een fulltime functie met een grote verscheidenheid aan verantwoordelijkheden en blootstelling aan interne en externe contacten. Je mag een vlakke hiërarchie en coöperatieve managementstijl verwachten en een open, waarderende en familiale bedrijfscultuur
  • De kans om te werken in een ondernemende, internationale en multiculturele omgeving

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?