Management Assistant

Onze klant, marktleider op het gebied van hooroplossingen in België, is op zoek naar een Management Assistant. In deze rol bied je dagelijkse ondersteuning aan de Managing Director en verleen je de nodige assistentie aan het algemene Executive Management Team van het bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het soepele en efficiënte verloop van de organisatie op het hoofdkantoor. Hierbij organiseer, coördineer, en implementeer je processen en procedures om te streven naar een effectieve en efficiënte organisatie van het hoofdkantoor. Ben je gëïntereseerd? Lees dan zeker verder!

Beschrijving

Management Support
  • het dagelijkse ondersteuning van de Managing Director (agendabeheer, voorbereiding van meetings, reizen boeken, enz.);
  • het inplannen, voorbereiden en maken van notulen van Executive Management Team vergaderingen;
  • het coördineren en boeken van buitenlandse reizen voor het Executive Management Team;
  • het beheer van kantoor gerelateerde aangelegenheden (e.g. internationale bezoekers);
  • de organisatie van alle Executive Management Team vergaderingen en evenementen;
  • je fungeert als SPOC voor het Executive Management Team, zowel intern als extern;
Office Management
  • je fungeert als SPOC voor alle kantoor gerelateerde aangelegenheden;
  • de in’s en out’s van schriftelijke of digitale communicaties en de verdeling ervan;
  • de organisatie en het vastleggen van vergaderingen;
  • het opvolgen van flex desk beleid;
  • je hanteert een moderne aanpak rond catering management, office supplies management en waste management (Bebat/Veolia/Recupel), en je controleert de diverse getuigschriften;
  • het management van onze outsourced kantoor-onderhoudscontracten (kuisploeg);
  • het management van mobiele telefonie contracten;
  • de coördinatie van outsourced AR credit collectie.

Je profiel

  • Je bent diplomatisch en bent een kei in organiseren;
  • Je bent hands-on en proactief;
  • Je kan goed om met stress en kan de nodige flexibiliteit aan de dag brengen, waar nodig;
  • Je weet discreet te werken en weet wanneer je confidentieel gedrag te vertonen;
  • Je kan vlot werken met MS Office;
  • Je communiceert vlot in het Frans, Nederlands en Engels;
  • Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een Office Manager of Executive Assistant rol en/of een Bachelor diploma Secretariaat/Talen.

Aanbod

  • Een uitdagende en gevarieerde job;
  • De mogelijkheid om onafhankelijk te werken en verantwoordelijkheid te nemen;
  • De kans om deel uit te maken van een tof team;
  • De stabiliteit van een groot en hernieuwd bedrijf in volle expansie;
  • Een voltijdse betrekking met een marktconforme verloning met o.a. bedrijfswagen, maaltijdcheques, budget mobiele telefonie, groeps-en hospitalisatieverzekering, 13de maand;
  • Je werkt 37u/week en hebt recht op 12 AVD dagen per jaar.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?