Management Assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Outsourcing
Onze klant is een organisatie die zich duidelijk inzet voor de energietransitie, met ambitieuze investeringsprogramma's. Als financiële holding/aandeelhouder zijn ze op zoek naar een juridisch administratief medewerker voor veelzijdige administratieve ondersteuning van hun activiteiten. In deze rol zal je de Secretaris en Algemeen Secretaris proactief bijstaan in hun taken.
Beschrijving
- Voorbereiden van de vergaderkalender van bestuursorganen/raden van bestuur/comités/...;
- Uitnodigingen en andere correspondentie met betrekking tot deze bestuursorganen opstellen en versturen, waarbij strikt rekening wordt gehouden met alle wettelijke en statutaire termijnen en verplichtingen (bijv. aanwezigheidsregistratie, enz.);
- Zorgen voor de logistiek van vergaderingen, hetzij fysiek, hybride of op afstand, en bijdragen aan het goede verloop ervan;
- Bijdragen aan de follow-up van besluiten en acties die tijdens vergaderingen zijn genomen;
- Informatie en documenten uitwisselen met leden van de Raad van Bestuur over zaken als boekhouding, belastingen, jaarrekeningen, enz;
- Opvolgen van dienstverleners (bijv. advocaten, consultants, vertaalbureaus, IT-ondersteuning), inclusief het plaatsen en opvolgen van bestellingen (diensten, commissariaat, catering, enz.);
- Verzamelen, verdelen tussen de betrokken partijen en archiveren van post, e-mails, facturen en andere documenten;
- Voorbereiden en verstrekken van periodieke informatie aan externe partijen, waaronder publicaties in het Belgisch Staatsblad en informatie voor banken;
- Beheren van de extranet (SharePoint) en OneDrive omgeving van de holdings;
- Eventueel: opstellen van notulen van bestuursvergaderingen.
Je profiel
- Tweetalig FR/NL (zowel gesproken als geschreven) - kennis van het Engels is een pluspunt;
- In staat zijn om verbanden te leggen, het essentiële van het secundaire te onderscheiden en het overzicht te bewaren;
- Autonomie, pragmatisme en zin voor initiatief;
- Een hoge mate van administratieve nauwkeurigheid en punctualiteit;
- Goede schrijfvaardigheid;
- goede interpersoonlijke vaardigheden;
- Grondige kennis van de MS Office-omgeving (inclusief Teams, SharePoint);
- Bekendheid met de institutionele omgeving;
- (Para-)juridische opleiding is een pluspunt.
Aanbod
- We bieden je een vast contract vanaf dag één;
- Een opdracht voor een jaar met de mogelijkheid tot verlenging;
- Een aantrekkelijk bruto salaris;
- Een vaste onkostenvergoeding;
- Maaltijdcheques;
- Ziekenhuis- en groepsverzekering;
- 12 ADV-dagen bovenop de wettelijke 20 dagen.
Hoi, ik ben Lisa Van Meerbeeck,
team leader,
Is deze vacature iets voor jou?
