Personal Assistant

Referentie: 10032371 Brussel Onbepaalde duur Selection & Interim

Beschrijving

• Optreden als persoonlijk assistent van een partner en/of een aantal advocaten, inclusief agendabeheer, afhandelen van correspondentie zowel intern als extern, voorbereiden van presentaties, beantwoorden van telefoongesprekken en aannemen van berichten.
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van agendabeheer toepassen bij het afhandelen van, vaak complexe, reisarrangementen. Veel van dit werk omvat internationale reizen en hotelreserveringen, het maken van afspraken voor ontmoetingen met cliënten en het factureren van reiskosten.
• Organiseren, coördineren en regelen van vergaderingen voor cliënten en advocaten door het versturen van vergaderverzoeken, contacten onderhouden met betrokken partijen en omgaan met ad hoc cliënt- en netwerkevenementen zoals ontbijt/lunchbijeenkomsten, conferenties etc.
• Administratie van alle dossiers (papier en elektronisch). Ervoor zorgen dat alle interne en externe correspondentie, originele documenten en notities worden gearchiveerd.
• Uitgebreid e-mailbeheer, inclusief het archiveren van alle cliënt- of afdelingsgerelateerde e-mails en het afhandelen van vragen tijdens de afwezigheid van advocaten, inclusief correspondentie met cliënten, andere advocaten en bureaus.
• Facturering: assisteren bij de productie van facturen, dit omvat verschillende taken; informatie verzamelen, concepten controleren, contact onderhouden met de partner, medewerkers en het factureringsteam om ervoor te zorgen dat de facturen correct en op tijd worden verzonden, met behulp van 3E- en Intapp-systemen.
• Andere taken: Ad-hoc assistentie verlenen aan bezoekende partners/senior associates indien nodig; bijwerken van klantcontacten, klantenlijsten en andere mailinglijsten met behulp van interne wereldwijde systemen; incidentele externe missies (naar agentschappen, klanten, ...).
• Bovenstaande lijst met kerntaken is indicatief en niet uitputtend, en een assistent kan op elk moment meer of minder taken te verwerken krijgen.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

• idealiter 5 jaar ervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare functie
• IT-vaardig: MS Office (vooral Word en Excel)
• Talenkennis: perfecte beheersing van het Engels. Een andere EU-taal is een pluspunt.
• Formele secretariële kwalificatie (en ervaring) is een pluspunt
• Teamspeler, in staat om goede werkrelaties op te bouwen met collega's
• In staat en gedreven om initiatief te tonen en niet alleen instructies aan te nemen
• Je moet altijd een volwassen houding hebben en in staat zijn je te houden aan vertrouwelijkheidspraktijken, aangezien je soms te maken hebt met gevoelige en vertrouwelijke informatie
• Zelflerend, betrouwbaar, flexibel, werkbewust en behulpzaam
• Goede communicatieve vaardigheden, kunnen omgaan met mensen op alle niveaus
• Positieve, proactieve, professionele houding, in staat om kalm te blijven onder druk en in staat om te werken met strakke deadlines
• In staat om prioriteiten te stellen en initiatief te gebruiken
• Goede organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail
• Goede presentatievaardigheden en zelfvertrouwen
• Gevoel voor humor

Aanbod

• Onze klant is gevestigd in het centrum van Brussel en biedt je een vast contract in een dynamische, multiculturele werkomgeving.
• Een aantrekkelijk salarispakket.
• Daarnaast krijg je een brede waaier aan andere voordelen aangeboden:
• Een uitgebreid aanbod aan leer- en ontwikkelingsmogelijkheden
• De kans om jezelf verder te ontwikkelen en deel uit te maken van een geweldig team bij een Top Employer in België.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?