Personal assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Onze klant, een gerenommeerd internationaal advocatenkantoor is op zoek naar een nieuwe persoonlijke assistent. De vele taken zijn: het beheren van agenda's, mailboxen en telefoongesprekken, het organiseren van vergaderingen en evenementen, het maken van presentaties, het proeflezen van documenten, het voorbereiden van de facturen en onkostennota's. De ideale kandidaat is flexibel, teamgericht, proactief en zeer nauwkeurig. Hij/zij heeft uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden. Onze klant biedt een gevarieerde baan in een teamgeestige, positieve, uitdagende omgeving met de focus op persoonlijke en professionele ontwikkeling. Hij biedt ook een zeer competitief salarispakket.
Beschrijving
Je bent het eerste aanspreekpunt van de advocaten voor een breed scala aan vragen en verzoeken, en als zodanig omvat je rol een veelheid aan taken:- Je beheert de agenda's, mailboxen en contacten van de advocaten op een proactieve manier. Dit omvat het plannen van afspraken en conferentiegesprekken, het reserveren van vergaderzalen en restaurants en het onderhouden van contacten met onze toegewijde agent voor reis- en hotelreserveringen;
- Het beheren van inkomende post en telefoongesprekken;
- Voorbereiden, verwerken en virtueel archiveren van correspondentie, juridische documenten en rapporten (Word, Excel);
- Het maken van indrukwekkende presentaties voor vergaderingen en seminars (PowerPoint);
- Contact onderhouden met onze marketingafdeling voor de organisatie van klantenevenementen en de voorbereiding van mailings;
- Het voorbereiden en indienen van de onkostennota's van de advocaten, het verwerken van inkomende facturen en het onderhouden van contacten met onze boekhoudafdeling, evenals het controleren van de urenregistratie van de advocaten ter voorbereiding van de facturering.
Je profiel
- Je hebt een uitstekende beheersing van het Engels, Frans en/of Nederlands (uitstekend in het ene, goed begrip van het andere);
- Je bent flexibel en in staat om relaties op te bouwen met verschillende belanghebbenden;
- je bent accuraat en veerkrachtig
- je bent dynamisch en bereid om initiatief te nemen;
- je hebt zeer goede organisatorische vaardigheden.
Aanbod
Onze klant biedt een functie in een positieve, teamgerichte cultuur. Je wordt omarmd door een divers, open-minded, getalenteerd, multicultureel team dat je uitdaagt om de beste versie van jezelf naar boven te halen. De focus ligt op je persoonlijke en professionele ontwikkeling. Daarnaast biedt hij een zeer competitief verloningspakket in lijn met je kwalificaties en ervaring (inclusief maaltijdcheques, een programma voor hulp aan werknemers (EAP), een in-house zelfbedieningsrestaurant, gratis openbaar vervoer, een verzekeringspakket, extra-legale vakantiedagen, sportfaciliteiten enz.)
Hoi, ik ben Alicia Cattoir,
career advisor,
Is deze vacature iets voor jou?
