Legal assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Onze klant, een gerenommeerd internationaal advocatenkantoor in het centrum van Brussel, is op zoek naar een legal assistant voor een voltijds contract (38u/sem).
De belangrijkste taken van de Legal Assistant zijn het verlenen van administratieve ondersteuning van hoge kwaliteit aan de advocaten. Je helpt de advocaten bij het beheren van hun werklast door verantwoordelijk te zijn voor de organisatie van evenementen/reizen en vergaderingen, telefoon/e-mail en postcommunicatie, dossierbeheer (klasseren, bijwerken, archiveren,...), het bijhouden van dossiers en het wijzigen en herformatteren van documenten,
De ideale kandidaat is een proactief, dynamisch en enthousiast persoon die initiatieven kan nemen. Hij/zij moet ook beschikken over sterke communicatieve vaardigheden, organisatietalent en oog voor detail.
Deze functie biedt je de kans om deel uit te maken van een team dynamische collega's in een collegiale omgeving. Onze klant biedt je de mogelijkheid tot persoonlijke en professionele ontwikkeling, een competitief pakket en een goed evenwicht tussen werk en privé.
De belangrijkste taken van de Legal Assistant zijn het verlenen van administratieve ondersteuning van hoge kwaliteit aan de advocaten. Je helpt de advocaten bij het beheren van hun werklast door verantwoordelijk te zijn voor de organisatie van evenementen/reizen en vergaderingen, telefoon/e-mail en postcommunicatie, dossierbeheer (klasseren, bijwerken, archiveren,...), het bijhouden van dossiers en het wijzigen en herformatteren van documenten,
De ideale kandidaat is een proactief, dynamisch en enthousiast persoon die initiatieven kan nemen. Hij/zij moet ook beschikken over sterke communicatieve vaardigheden, organisatietalent en oog voor detail.
Deze functie biedt je de kans om deel uit te maken van een team dynamische collega's in een collegiale omgeving. Onze klant biedt je de mogelijkheid tot persoonlijke en professionele ontwikkeling, een competitief pakket en een goed evenwicht tussen werk en privé.
Beschrijving
- Proactief de agenda's van fee earners beheren en bijhouden; vergaderingen met interne en externe klanten coördineren, ervoor zorgen dat alle werkzaamheden effectief worden gepland, inclusief het identificeren en oplossen van mogelijke uitdagingen
- Vergaderingen organiseren, ervoor zorgen dat zalen en conferentiefaciliteiten worden geboekt, indien nodig contact onderhouden met zowel interne als externe deelnemers en ervoor zorgen dat alle benodigde catering en technische apparatuur aanwezig is
- Organiseren van agenda's, presentaties en vergaderstukken, inclusief drukwerkproductie en tijdige distributie; ervoor zorgen dat fee earners alle documenten en voldoende voorbereidingstijd hebben
- Zorgt voor een duidelijke en beknopte registratie van uitgevoerde taken en correcte archivering van taken en ondersteunend materiaal (bijv. e-mailinstructies/gesprekken)
- Zorgt voor accuraat en tijdig gebruik van ons praktijkmanagementsysteem om het openen, onderhouden, afsluiten en archiveren van dossiers te vergemakkelijken.
- Client onboarding, het instellen van de juiste stamgegevens van de ontvanger en andere gegevens die op de factuur komen te staan
- Documenten creëren, wijzigen en opnieuw opmaken, waar nodig, om ervoor te zorgen dat de voltooide documenten nauwkeurig en volgens hoge normen worden afgeleverd.
- Externe en interne telefoongesprekken en vragen op een professionele manier afhandelen en berichten doorgeven aan de juiste persoon
- Het regelen van reisreserveringen, waaronder visa, vluchten, taxi's, accommodatie en huurauto's
- Administratieve ondersteuning bieden aan fee earners bij het zoeken naar conflicten en auditverzoeken optimaal afhandelen
- Mogelijkheden zoeken voor procesverbeteringen, verbeteringen toepassen en kennis delen
- Assisteren bij andere ad-hoc taken die aan jou worden toegewezen of door jou worden geïnitieerd
Je profiel
- Uitstekende beheersing van Engels en Nederlands in woord en geschrift
- Eerdere ervaring als juridisch medewerker is een pré
- Bedreven in Microsoft Office
- Flexibiliteit en het vermogen om een hoge werkdruk te beheren en strakke deadlines te halen
- Discretie in het omgaan met vertrouwelijke zaken
- Uitstekend oog voor detail, snel en accuraat kunnen werken onder druk
- Proactief en in staat om initiatief te nemen en te werken met minimale supervisie
- Voldoen aan zakelijke eisen en kunnen werken met veeleisende belanghebbenden.
- Zeer goed georganiseerd en in staat om te plannen, invloed uit te oefenen en te beïnvloeden
- Teamplayer met can-do attitude en in staat om een stapje extra te zetten wanneer nodig
- Interpersoonlijk inzicht en probleemoplossend vermogen
- Kennis van SAP 4/Hana is een pluspunt
Aanbod
Onze klant biedt je de mogelijkheid om te werken in een uitdagende, dynamische en collegiale omgeving. Je krijgt de kans om je zowel professioneel als persoonlijk te ontwikkelen met een competitief salaris en een goede balans tussen werk en privé.
Hoi, ik ben Chloé Philippo,
career advisor,
Is deze vacature iets voor jou?
