management assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Onze klant is een internationaal advocatenkantoor dat organisaties ondersteunt die worden veranderd door technologie en de digitale wereld. Ze hebben meer dan 1.400 advocaten, in 31 kantoren en 22 landen in Europa, het Midden-Oosten, Azië-Pacific en Noord-Amerika.
Hun kantoor in Brussel telt 65 teamleden uit 10 verschillende landen.
Onze cliënt zet zich in voor een inclusieve werkomgeving en is een werkgever met gelijke kansen. Ze zullen je professionele ontwikkeling actief ondersteunen en begeleiden.
Als inclusieve werkgever voor mensen met een handicap en neurodiversiteit willen we ervoor zorgen dat je een drempelvrije wervingservaring hebt bij Bird & Bird. Als je aanpassingen op de werkplek nodig hebt, geef dan de details door aan je recruitment contactpersoon die contact met je zal opnemen om de details te bespreken en meer te weten te komen over je individuele aanpassingsbehoeften.
Hun kantoor in Brussel telt 65 teamleden uit 10 verschillende landen.
Onze cliënt zet zich in voor een inclusieve werkomgeving en is een werkgever met gelijke kansen. Ze zullen je professionele ontwikkeling actief ondersteunen en begeleiden.
Als inclusieve werkgever voor mensen met een handicap en neurodiversiteit willen we ervoor zorgen dat je een drempelvrije wervingservaring hebt bij Bird & Bird. Als je aanpassingen op de werkplek nodig hebt, geef dan de details door aan je recruitment contactpersoon die contact met je zal opnemen om de details te bespreken en meer te weten te komen over je individuele aanpassingsbehoeften.
Beschrijving
Na een paar weken training door een ervaren collega ben je voornamelijk verantwoordelijk voor:- Zorgen voor een soepel verloop van de dagelijkse activiteiten van het team;
- E-mailcorrespondentie opvolgen en ervoor zorgen dat verzoeken van klanten door het team worden afgehandeld;
- Conferentiegesprekken opzetten, evenals persoonlijke interne en externe vergaderingen;
- Organiseren van regelmatige wereldwijde zakenreizen, inclusief visa, coördineren met assistenten van andere deelnemers en indienen van onkostendeclaraties;
- Coördinatie van het facturatieproces van A tot Z, samenwerken en een sterke werkrelatie opbouwen met het Bird & Bird factureringsteam om problemen proactief op te lossen;
- Openen en sluiten client zaken in samenwerking met de naleving team in Londen; Contact opnemen met klanten voor de nodige informatie;
- Opmaken en proeflezen van documenten en presentaties;
- Zorgen voor elektronische archivering van documenten en archivering;
- Af en toe vertalen van korte documenten met behulp van vertaalsoftware.
- Bijhouden van de database met klantcontacten; en
- Algemene secretariële taken uitvoeren.
Je profiel
- Je hebt een eerste ervaring, idealiter als managementassistent in de professionele dienstverleningssector;
- Je hebt een uitstekende kennis van het Engels en spreekt vloeiend Frans en/of Nederlands met minstens een conversatie in de andere taal;
- Je bent proactief, oplossingsgericht en hebt een sterk oog voor detail;
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en legt de lat voor jezelf hoog;
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
- Je hebt sterke IT-vaardigheden en leert graag andere softwarepakketten gebruiken.
Aanbod
- Werken bij onze klant betekent een aantrekkelijk salaris, evenals een competitief pakket secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een thuiswerkvergoeding, maaltijd- en eco-vouchers, hospitalisatie- en groepsverzekering, een prestatiepremie en openbaar vervoer dat voor 100% wordt vergoed.
- Maar bovenal hechten ze veel waarde aan het werken in een informele maar professionele internationale omgeving waarin mensen het echt leuk vinden om samen te werken en van elkaar te leren. Je werkt samen met twee andere assistenten om het juridische team te ondersteunen, waarbij jullie elk de rechterhand zijn voor jullie toegewijde partners en team. Je zult snel vertrouwd raken met de manier van werken en de systemen van het kantoor door middel van het introductieprogramma dat op je eerste dag op kantoor begint, maar wat nog belangrijker is, je zult on the job leren met ervaren collega's die hun kennis met je zullen delen.
- Zodra je er klaar voor bent, krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, eigen initiatief te nemen en te groeien in de functie.
- Na de inwerkperiode kun je een deel van de tijd thuis werken. Je krijgt je eigen laptop en IT-apparatuur.
- Op kantoor ontmoet je andere leden van het Brusselse team informeel bij de koffieautomaat of tijdens een van de vele sociale evenementen die we organiseren om ervoor te zorgen dat we allemaal de kans krijgen elkaar te leren kennen en contact te houden. We organiseren informele evenementen zoals maandelijkse lunches, een barbecue, sociale bijeenkomsten na het werk, een jaarlijkse skireis, enz.
- Het kantoor is goed bereikbaar met het openbaar vervoer en heeft een ondergrondse parkeergarage voor als je met je eigen auto naar kantoor komt.
Hoi, ik ben Jari Kerremans,
account manager,
Is deze vacature iets voor jou?
