Persoonlijke assistent
Brussel
Onbepaalde duur
Selection & Interim
Onze klant is een wereldwijd advocatenkantoor dat een uitgebreide wereldwijde dienstverlening biedt aan nationale en multinationale ondernemingen, financiële instellingen en overheden. Ze zijn op zoek naar een personal assistant die een partner en een team van advocaten zal bijstaan (agenda- en e-mailbeheer, vergaderingen, reisregelingen, facturen, evenementen, ...). De ideale kandidaat moet 3-5 jaar ervaring hebben in een gelijkaardige functie, een uitstekende beheersing van MS office, Nederlands en Engels, en een groot gevoel voor organisatie en prioriteiten. Ze bieden een vast contract met voordelen, en een stimulerende job binnen een internationale omgeving.
Beschrijving
- Optreden als persoonlijk assistent van een partner en/of een aantal advocaten, inclusief agendabeheer, afhandelen van correspondentie, zowel intern als extern, voorbereiden van presentaties, beantwoorden van telefoongesprekken en aannemen van berichten;
- Uitstekende vaardigheden op het gebied van agendabeheer toepassen om de, vaak complexe, reisregelingen af te handelen. Veel van dit werk omvat internationale reizen en hotelreserveringen, het maken van afspraken voor ontmoetingen met cliënten en het factureren van reiskosten;
- Organiseren, coördineren en regelen van bijeenkomsten voor cliënten en advocaten door het versturen van vergaderverzoeken, contacten onderhouden met betrokken partijen en omgaan met ad hoc cliënten- en netwerkevenementen zoals ontbijt/lunchbijeenkomsten, conferenties enz;
- Beheer van alle dossiers (papier en elektronisch). Ervoor zorgen dat alle interne en externe correspondentie, originele documenten en notities worden gearchiveerd;
- Uitgebreid e-mailbeheer, inclusief het archiveren van alle cliënt- of afdelingsgerelateerde e-mails en het behandelen van vragen tijdens de afwezigheid van advocaten, inclusief correspondentie met cliënten, andere advocaten en agentschappen;
- Facturering: assisteren bij de productie van facturen, dit omvat verschillende taken; verzamelen van informatie, controleren van concepten, contact onderhouden met partner, medewerkers en factureringsteam om ervoor te zorgen dat de facturen correct en op tijd worden verzonden, met behulp van 3E- en Intapp-systemen;
- Andere taken: Ad hoc assistentie verlenen aan bezoekende partners/senior associates indien nodig; bijwerken van klantcontacten, klantenlijsten en andere mailinglijsten met behulp van interne globale systemen; incidentele externe missies (naar agentschappen, klanten, ...) ;
- De bovenstaande lijst van kerntaken is indicatief en niet uitputtend, en een assistent kan op elk moment meer of minder taken te verwerken krijgen.
Je profiel
- Idealiter 3 tot 5 jaar ervaring, bij voorkeur in een soortgelijke functie;
- IT-vaardig: MS Office (vooral Word en Excel) ;
- Talen: moedertaal Nederlands en Frans met volledige kennis van het Engels. Elke andere EU-taal is een pluspunt;
- Formele secretariële kwalificatie (en ervaring) is een pluspunt;
- Teamspeler, vermogen en drive om initiatief te tonen, en niet alleen instructies aan te nemen;
- Gevoel voor discretie en prioriteiten;
- Zelflerend, betrouwbaar, flexibel, stressbestendig;
- Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden, kunnen omgaan met mensen op alle niveaus.
Aanbod
- Een vast contract ;
- Extra-legale voordelen: maaltijdcheques, ecovouchers, groepsverzekering/horecaverzekering, netto representatiekosten, openbaar vervoer, ... ;
- Flexibele werkuren en 50% thuiswerk.
