Office Manager

Beschrijving

Kantoorbeheer:

• Centralisatie: Zorgen voor gecentraliseerde activiteiten en middelen voor efficiënte kantooractiviteiten.
• Kostenbeheersing en vermindering van aankopen: Aankopen van kantoorbenodigdheden, IT-apparatuur en diensten beheren om de kosten te optimaliseren.
• Afhandelen van bestellingen en verbruiksartikelen: Beheren van regelmatige bestellingen van kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen die nodig zijn voor een soepele bedrijfsvoering.
• Contact opnemen met leveranciers: Communicatie onderhouden met leveranciers en verkopers voor kantoorbenodigdheden.

Gemeenschappelijke ruimtes beheren en meewerken aan de kantoorindeling:

• Zorgen voor goed onderhouden en schone gemeenschappelijke ruimtes voor het comfort van de medewerkers.
• Deelnemen aan planning en kantoorindeling om de werkruimte optimaal te benutten.

Uitvoerende ondersteuning:

• Plannen van vergaderingen en afspraken: Het organiseren van de agenda's van het Executive team, het opzetten van vergaderingen en het beheren van hun tijd.
• Agenda's beheren: De agenda's van het Executive team up-to-date houden om roosterconflicten te voorkomen en een effectieve coördinatie te garanderen.

Communicatieacties ondersteunen en beheren:

• Het beheren van LinkedIn aanwezigheid en website: Het afhandelen van online communicatieactiviteiten om het bedrijf te promoten, nieuws te delen en interactie te hebben met belanghebbenden.

Evenementbeheer:

• Het organiseren van interne evenementen zoals kerstvieringen of teambuildingsactiviteiten om de teamgeest en -cohesie te versterken.

Afwezigheden en maaltijdcheques beheren:

• Verlof en afwezigheden van werknemers afhandelen om een soepele bedrijfscontinuïteit te garanderen.
• Beheer van de distributie van maaltijdcheques aan werknemers die daarvoor in aanmerking komen.

Reisbeheer:

• Organiseren van zakenreizen voor werknemers en zorgen voor hun comfort en veiligheid.

Opstellen en bijwerken van interne documenten en processen:

• Deelnemen aan de ontwikkeling en het bijwerken van interne documenten zoals procedures, beleid of handleidingen om te zorgen voor duidelijkheid en consistentie van processen binnen het bedrijf.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

• Minstens 2-5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Vaardig in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Vloeiend zijn in zowel geschreven als gesproken Frans en Engels (kennis van Duits en Luxemburgs is een pluspunt).
• Zeer goed georganiseerd, betrouwbaar, altijd bereid om te helpen, autonoom en proactief in het nemen van initiatieven.
• Oog voor detail hebben.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?