Corportate Governance Assistant

Beschrijving

De afdeling Corporate Governance bestaat uit een functionaris en een assistent en is belast met het beheer van de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, het Comité Belangenconflicten en het Benoemingscomité, die regelmatig bijeenkomen met een algemeen gemiddelde van één/twee vergaderingen per maand.

In uw functie zult u:

• De Corporate Governance Officer ondersteunen met projecten, e-mails, proeflezingen van documenten en coördinatie van de agenda;
• algemene administratieve ondersteuning bieden aan de Corporate Governance, Risk en Compliance Officers (bijwerken van registers en dossiers, uploaden van informatie op SharePoint);
• De Corporate Governance-mailbox bewaken en optreden als eerste aanspreekpunt voor externe belanghebbenden;
• Organiseren van de archivering en regelmatige bijwerking van interne documenten (bv. beleid, procedures, contactlijsten, logboeken);
• Opvragen, opslaan en archiveren van relevante informatie (elektronisch of op papier) van externe belanghebbenden;
• Relevante informatie verstrekken aan externe belanghebbenden via e-mail of SharePoint;
• Kalenders coördineren en regelmatige interne vergaderingen organiseren;
• vergaderingen en evenementen met externe belanghebbenden voorbereiden (inclusief de uitnodiging, de voorbereiding van de relevante documentatie, de coördinatie van de deelnemers, de logistieke aspecten en de follow-up na de vergadering);
• zorgen voor back-updekking voor de andere assistentiefuncties binnen de organisatie.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

Je hebt de volgende kwalificaties en ervaring:

• Je hebt een bachelordiploma.
• Je hebt drie jaar ervaring in een administratieve functie.
• Je spreekt vloeiend Engels en hebt een gemiddelde kennis van het Frans.
• Je hebt kennis van Corporate Governance zaken.
• Gevorderde kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, SharePoint) en goede kennis van de Microsoft Office 365-omgeving.
• Bewezen ervaring met de organisatie van vergaderingen en evenementen;
• Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en bent in staat om meerdere taken efficiënt te coördineren;
• Je signaleert proactief aan te pakken problemen, sensibiliseert en past het nodige beoordelingsvermogen toe;
• U kunt zelfstandig werken, terwijl u tijdig de input van relevante belanghebbenden zoekt;
• Je benadert verschillende taken enthousiast en bent in staat om efficiënt prioriteiten te stellen voor concurrerende en complexe eisen;
• Je focust systematisch op nauwkeurigheid en kwaliteit met veel aandacht voor details;
• Je voelt je comfortabel in de communicatie met verschillende interne en externe belanghebbenden;
• U bent flexibel en past zich snel aan alle omstandigheden aan.

Aanbod

Onze klant biedt u :

• Het voordeel van een kleine organisatie die een collaboratieve, open-minded, transparante, vertrouwde, dynamische en internationale omgeving bevordert;
• Bijdragen aan uitdagende werkopdrachten;
• Profiteren van flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden;
• Een competitief salarispakket.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?