Management Assistant
Brussel
Onbepaalde duur
Outsourcing
Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail? We zijn op zoek naar een enthousiaste Management Assistant. In deze functie speel je een essentiële rol bij het stroomlijnen van kantoorprocessen en het ondersteunen van diverse advocatenkantoren.
Beschrijving
Als Management Assistant ben je verantwoordelijk voor het coördineren van effectieve kantoorprocedures en het handhaven van een soepele werkstroom. Je werkt nauwgezet volgens de beleids- en procedurevoorschriften van de advocatenkantoren en bouwt harmonieuze werkrelaties op met leidinggevenden, collega's en klanten.Wat ga je doen:
- Je maakt deel uit van verschillende toegewijde secretariaatteams en springt in bij afwezigheid, neemt telefoongesprekken aan en helpt bij overloopwerkzaamheden wanneer mogelijk;
- Je waarborgt de vertrouwelijkheid van alle klant- en bedrijfsinformatie, zowel intern als extern;
- Je beheert de dagelijkse agenda van advocaten, plant vergaderingen, organiseert zakenreizen en regelt reisarrangementen;
- Je onderhoudt effectieve communicatie met klanten, beantwoordt en initieert oproepen indien nodig, en behandelt inkomende e-mails en documenten voor advocaten;
- Je stelt diverse correspondentie, documenten, memo's, rapporten en presentaties op volgens de bedrijfsrichtlijnen en zorgt voor nauwkeurigheid en tijdige oplevering;
- Je werkt vlot met computersystemen en softwaretoepassingen en beheert fysieke en elektronische archieven;
- Je verzorgt tijdregistraties en factureringsprocessen voor advocaten, inclusief samenwerking met facturatiecoördinatoren.
- Je regelt vergoedingsverzoeken voor onkosten en faciliteert betalingsprocessen;
- Je houdt up-to-date overdrachtsnotities bij voor elke advocaat waarmee je samenwerkt.
Je profiel
- Je hebt een uitmuntende kennis van zowel Nederlands, Frans en Engels, zowel gesproken als geschreven;
- Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie in de juridische sector;
- Je toont flexibiliteit en hebt de vaardigheid om een grote werklast te beheren en strakke deadlines te halen;
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke aangelegenheden;
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail.
Aanbod
- Je maakt deel uit van een nieuw project waar verschillende advocatenkantoren in nood worden geholpen wanneer een vaste medewerker uitvalt;
- Deze opdracht kan zowel als freelance of consultant
- Als consultant bieden we je een vast contract met extralegale voordelen;
- Een aantrekkelijk bruto salaris;
- Een forfaitaire onkostenvergoeding;
- Maaltijdcheques;
- Hospitalisatieverzekering en groepsverzekering;
- Auto of mobiliteitsbudget na 1 jaar tewerkstelling;
- 12 ADV-dagen bovenop de wettelijke 20 dagen.
Hoi, ik ben Stephanie Thoelen,
business consultant,
Is deze vacature iets voor jou?
