Executive Assistant

Onze klant, een Belgisch bedrijf gevestigd in Brussel, is actief op zoek naar een Executive Assistant. Als Executive Assistant van het Secretariaat-Generaal hebt u een gevarieerd en veelzijdig takenpakket, verdeeld over drie vakgebieden: de secretariaatswerkzaamheden van het departement, de follow-up van de opdrachten van het Secretariaat-Generaal en de rol van contactpersoon voor verzekerings- en belastingzaken.

Beschrijving

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zullen als volgt zijn:

1. Secretariaat van het departement :
  • Beheer en follow-up van inkomende post.
  • Beheer van de agenda van de Secretaris-Generaal.
  • Beheer van het vakantierooster van de afdeling.
  • Organisatie van vergaderingen: agenda's, zalen, logistiek, documenten.
  • Het organiseren van de reizen van de Secretaris-Generaal.
  • Controleren en archiveren van documenten.
  • Beheer en bestellen van kantoorbenodigdheden.
  • Follow-up en archivering van documenten van buitenlandse dochterondernemingen (Frankrijk, Spanje, Italië, Nederland, Duitsland, Oostenrijk, Polen en Roemenië).
2. Secretariaat-generaal:
  • Het bepalen van de agenda van de vergaderingen van de Raad van Bestuur en van zijn Belgische en buitenlandse dochterondernemingen. Verzending van voorstellen voor data, uitnodigingen en voorbereiding van dossiers.
  • Opstellen van de notulen en vertaling (Frans / Nederlands / Engels) - Follow-up van de vergaderingen per land.
Follow-up van de vergaderingen per land.
  • Ondersteuning van de juridische ambtenaren.
3. Verzekeringen en belastingen :
  • Beheer van de diverse verzekeringen van de Groep: exploitatie, gebouwen, reizen, voertuigen, arbeidsongevallen, bouwplaatsen, enz.
  • Contacten met makelaars, verificatie van contracten en optimalisatie.
  • Beheer van schadeclaims.
  • Beheer van aangiften betreffende gemeentelijke, gewestelijke en verkeersbelastingen, enz.

Je profiel

  • Je hebt een bachelordiploma in rechten / executive assistant of gelijkwaardig door ervaring.
  • U bent drietalig in het Frans, Nederlands en Engels; kennis van het Duits is een echte troef.
  • U bent vertrouwd met Microsoft Office-tools: Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams, enz.
  • Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
  • Respect voor vertrouwelijkheid is je tweede natuur.
  • Je bent netjes, nauwgezet en precies.
  • U bent autonoom en werkt graag in teamverband.
  • U kunt meerdere taken tegelijk aan en hebt gevoel voor prioriteit.
  • Je bent diplomatiek.

Aanbod

Onze cliënt biedt een uitdagende rol en een concurrerend salaris.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?

Jade-Donnen.jpg

Hoi, ik ben Jade Donnen, team manager,
Is deze vacature iets voor jou?

Solliciteer

Waarmee kan ik je helpen?