Secretary

Volledige administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan een of meer partners in Luxemburg en aan de toegewezen advocaten onder zijn/haar verantwoordelijkheid,Contactpersoon zijn voor het team van de partner en de toegewezen advocaten, hen bijstaan en hun dagelijkse leven...

Beschrijving

  • Volledige administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan een of meer partners in Luxemburg en aan de toegewezen advocaten onder zijn/haar verantwoordelijkheid,
  • Contactpersoon zijn voor het team van de partner en de toegewezen advocaten, hen bijstaan en hun dagelijkse leven vergemakkelijken,
  • De agenda van de partner beheren en afspraken maken,
  • Planning en organisatie van vergaderingen en conferentiegesprekken,
  • Proactief beheer van e-mails en brieven van cliënten (Opdrachtbrieven, verzamelen KYC-documenten, enz.),
  • Opneming, volgens de verzoeken, van de tijdkaarten van de vennoten en/of raadslieden in het tijdbeheerssysteem,
  • Pro-actieve classificatie van documenten en archivering indien nodig,
  • Voorbereiding, opmaak en wijziging van documenten, verslagen, brieven, correspondentie enz..,
  • Openen van dossiers met de boekhouding,
  • Het aannemen van telefoontjes in geval van afwezigheid van advocaten, opvolgen van verzoeken,
  • Voorbereiding van PPT presentaties,
  • Helpen bij het administratief beheer van de organisatie van de afdeling,
  • Contactpersoon zijn voor de boekhoudafdeling: prefacturen opstellen, controleren met uw partner/advocaat en opvolgen met de boekhoudafdeling,
  • Opstellen van opdrachtbevestigingen en deze controleren met de verantwoordelijke partner,
  • Organisatie van zakenreizen [Zoek de beste reisroute (vliegtuig, trein, enz.) en boek deze; Zoek het meest geschikte hotel en boek dit; Bereid reisdocumenten voor (dienstregelingen, adressen en contacten)].
  • Contactpersoon zijn voor vergaderingen tussen afdelingen (in verband met de BD),
  • Invoeren van contacten in de Interaction database en invoeren van follow-up van vergaderingen of zakenreizen,
  • Aanmelding van advocaten voor diverse seminars, presentaties en colloquia en zo nodig organisatie van reizen,
  • Beheer van visa en andere uitgaven voor de aangewezen advocaten onder zijn verantwoordelijkheid,
  • Indienen van RCS-aanvragen zoals vereist

Je profiel

  • Junior profiel met of zonder eerste ervaring
  • Vloeiend in Engels en Frans

Aanbod

Wij bieden een interimopdracht aan in een gerenommeerd advocatenkantoor in Luxemburg.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?