Personal Assistant & Office Manager

Onze klant, een internationale verzekeringsspeler, is op zoek naar een gedreven en gemotiveerde Personal Assistant & Office Manager! Word jij getriggerd bij het lezen van onderstaande job omschrijving en heb jij het profiel dat we zoeken? Solliciteer dan snel!

Beschrijving

  • Personal Assistant van de managing directors
  • agendabeheer, administratieve bijstand, inboxbeheer, opstellen van mededelingen namens de managing directors, plannen en organiseren van reizen en vergaderingen.
  • Begroeten van klanten of cliënten. Regelen van diners en lunches onsite of offsite. Meewerken aan lokale of EU-brede evenementen.
  • Het is de verantwoordelijkheid van de Office Managers om ervoor te zorgen dat ze beschikbaar en flexibel zijn om onsite te zijn 5 dagen per week beschikbaar te zijn indien nodig, bv. voor noodgevallen, receptie, wijzigingen ter plaatse of bedrijfsbehoeften van managing directors.
  • Verantwoordelijk voor de richtlijnen en initiatieven van het team die moeten worden geïmplementeerd op uw landensite locatie.
  • Organiseren en onderhouden van testen en inspecties volgens de richtlijnen van de huisbaas in Spanje, met name dat dit gebouw zich houdt aan regelmatige inspectie en testen. Samenwerking met het hoofd van Office & Information Management voor een pan-Europese acceptatie.
  • Coördineren van alle zaken die verband houden met vaste en mobiele telefonie; controle Smartphones voorraad, configuratie van toestellen, relatie met de provider voor mobiele telefoons. Werk samen met het hoofd van Indirect Procurement met het onderhandelen over tarieven, prijzen, verbeteren van de service in overleg met de Managing director en het hoofd van Office & Information Management.
  • Operationeel: Vergaderzalen, Carparking, Portokosten (organiseren van levering van artikelen en ontvangst van goederen), Stationary bestellen en inventaris van de voorraad,..
  • Opleiding en procedure voor het beheer van bestaande Office Management contracten en het overeenkomen van nieuwe contracten. In overleg met het hoofd van Indirect Procurement en het hoofd van Office & Information Management.
  • Leasing: Commercieel Eigendomsbeheer, het betrekken bij de vernieuwing van huurcontracten en het ondersteunen van de MD, Legal, Property Team en het hoofd van Office & Information Management om ervoor te zorgen dat we een 'fit-for-purpose' overeenkomst voor alle partijen.
  • Factuurproces en onderhoud: Voorleggen van Office Management facturen en aan de Invoice processor met relevante informatie om te worden verhoogd voor betaling.
  • ...

Je profiel

  • Je hebt reeds een mooie ervaring als Personal Assistant
  • Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Frans is een pluspunt.
  • Je bent enorm flexibel en communicatief sterk
  • Je hebt structuur in je werk
  • Je neemt elke uitdaging aan

Aanbod

  • Werken bij een internationale verzekeringsspeler
  • Een mooi salarispakket met extralegale voordelen
  • Veel variatie in je takenpakket

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?