Executive Assistant & Teamlead

Voor onze klant in private bank zijn wij op zoek naar een Executive Assistant & Teamlead.

Beschrijving

  • Je overloopt op regelmatige basis de agenda, alsook alle nieuwe & lopende zaken met de Country Executive en attendeert haar op de afhandeling van urgente zaken.
  • Je werkt op dagelijkse basis samen met lokale & internationale management teamleden en hun assistenten, alsook met alle andere medewerkers van de organisatie.
  • Je treedt hierbij op als ambassadeur van onze onderneming en meer specifiek van de Country Executive.
  • Je beheert, behandelt en beantwoordt op autonome wijze en conform eigen inzicht, correspondentie ter attentie van de Country Executive (intern & extern).
  • Je neemt op autonome wijze administratieve taken over van de Country Executive zoals vakantieaanvragen/planningen, ingeven/beoordelen van onkostennota’s, assessment van toegangsrechten of training scores, facturatie,…
  • Je boekt vluchten, treintickets & hotelkamers rekening houdend met de geldende logistieke en financiële regels op gebied van zakelijk reizen.
  • Je neemt bij afwezigheid van de Country Executive initiatieven om urgente zaken bij de juiste stakeholders neer te leggen om zo continuïteit te waarborgen.
  • Je helpt de Country Executive bij haar communicatieactiviteiten (bijvoorbeeld bi-weekly newsletters, aankondigingen allerhande, communicaties gerelateerd aan jaarspecifieke events zoals Kerst, Sinterklaas, speeches schrijven voor interne en externe events,…)
  • Je zal in afwezigheid van de Business Manager vergaderingen voorbereiden, faciliteren, opvolgen & notuleren.
  • Je zal de Management Assistants aansturen, motiveren, coachen, evalueren.
  • Je verdeelt taken & projecten evenredig tussen de teamleden op basis van (inhoudelijke) kennis, affiniteit & ambitie en ziet toe op de succesvolle realisatie ervan.
  • Je bedenkt verbetervoorstellen.
  • Je neemt proactief actie bij afwezigheid van collega Management Assistants om dringende taken over te nemen, vragen te beantwoorden/af te handelen, plaatsvervangend deel te nemen aan bepaalde vergaderingen om de continuïteit te waarborgen.

Je profiel

  • Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
  • Goede kennis van alle Office 365 applicaties.
  • Zeer goede kennis van het Nederlands en Engels & degelijke kennis van het Frans.
  • Je hebt een vlotte pen & schrijft leuke en vlot leesbare teksten in het Engels en Nederlands.
  • Sterke sociale & interpersoonlijke skills.
  • In staat zijn om succesvolle relaties uit te bouwen met allerhande stakeholders.
  • Excellent time management is vereist, alsook stressbestendigheid en flexibiliteit.
  • Discretie & integriteit zijn heel belangrijk .
  • Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband.
  • Je bent open, proactief en dynamisch.
  • Je kan succesvol multitasken & vlot tussen verschillende taken en/of managers schakelen.

Aanbod

Onze onderneming hecht veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Dat betekent dat er veel ruimte is voor verantwoordelijkheid & ondernemerschap. Dit gaat gepaard met een goed salaris & uitstekende arbeidsvoorwaarden (zoals maaltijdcheques, een breed collectief verzekeringspakket & flexibel werken).

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?