Executive Assistant & Teamlead

Beschrijving

• Je overloopt op regelmatige basis de agenda, alsook alle nieuwe & lopende zaken met de Country Executive en attendeert haar op de afhandeling van urgente zaken.
• Je werkt op dagelijkse basis samen met lokale & internationale management teamleden en hun assistenten, alsook met alle andere medewerkers van de organisatie.
• Je treedt hierbij op als ambassadeur van onze onderneming en meer specifiek van de Country Executive.
• Je beheert, behandelt en beantwoordt op autonome wijze en conform eigen inzicht, correspondentie ter attentie van de Country Executive (intern & extern).
• Je neemt op autonome wijze administratieve taken over van de Country Executive zoals vakantieaanvragen/planningen, ingeven/beoordelen van onkostennota’s, assessment van toegangsrechten of training scores, facturatie,…
• Je boekt vluchten, treintickets & hotelkamers rekening houdend met de geldende logistieke en financiële regels op gebied van zakelijk reizen.
• Je neemt bij afwezigheid van de Country Executive initiatieven om urgente zaken bij de juiste stakeholders neer te leggen om zo continuïteit te waarborgen.
• Je helpt de Country Executive bij haar communicatieactiviteiten (bijvoorbeeld bi-weekly newsletters, aankondigingen allerhande, communicaties gerelateerd aan jaarspecifieke events zoals Kerst, Sinterklaas, speeches schrijven voor interne en externe events,…)
• Je zal in afwezigheid van de Business Manager vergaderingen voorbereiden, faciliteren, opvolgen & notuleren.
• Je zal de Management Assistants aansturen, motiveren, coachen, evalueren.
• Je verdeelt taken & projecten evenredig tussen de teamleden op basis van (inhoudelijke) kennis, affiniteit & ambitie en ziet toe op de succesvolle realisatie ervan.
• Je bedenkt verbetervoorstellen.
• Je neemt proactief actie bij afwezigheid van collega Management Assistants om dringende taken over te nemen, vragen te beantwoorden/af te handelen, plaatsvervangend deel te nemen aan bepaalde vergaderingen om de continuïteit te waarborgen.

• Bereken je reistijd
  Vertrekpunt

  Tijd van vertrek

  Bereken

Je profiel

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Goede kennis van alle Office 365 applicaties.
• Zeer goede kennis van het Nederlands en Engels & degelijke kennis van het Frans.
• Je hebt een vlotte pen & schrijft leuke en vlot leesbare teksten in het Engels en Nederlands.
• Sterke sociale & interpersoonlijke skills.
• In staat zijn om succesvolle relaties uit te bouwen met allerhande stakeholders.
• Excellent time management is vereist, alsook stressbestendigheid en flexibiliteit.
• Discretie & integriteit zijn heel belangrijk .
• Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband.
• Je bent open, proactief en dynamisch.
• Je kan succesvol multitasken & vlot tussen verschillende taken en/of managers schakelen.

Aanbod

Onze onderneming hecht veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Dat betekent dat er veel ruimte is voor verantwoordelijkheid & ondernemerschap. Dit gaat gepaard met een goed salaris & uitstekende arbeidsvoorwaarden (zoals maaltijdcheques, een breed collectief verzekeringspakket & flexibel werken).

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?