Juridisch secretaris/esse

Onze klant is op zoek naar een Secretaresse (medior/senior niveau) om administratieve ondersteuning te bieden aan de advocaten van een praktijkgroep in hun kantoor in Brussel. Je zal de fee earners efficiënte en kwaliteitsvolle ondersteuning bieden, zodat zij zich kunnen concentreren op het leveren...

Beschrijving

Onze klant is op zoek naar een Secretaresse (medior/senior niveau) om administratieve ondersteuning te bieden aan de advocaten van een praktijkgroep in hun kantoor in Brussel. Je zal de fee earners efficiënte en kwaliteitsvolle ondersteuning bieden, zodat zij zich kunnen concentreren op het leveren van juridische diensten aan cliënten. Een groot deel van de rol bestaat uit het verzekeren van een tijdige facturatie voor de partner(s) van het team. Verder assisteer je de fee earners bij het maximaliseren van de tijd die ze kunnen besteden aan fee earning, het ondernemen van business development activiteiten, en assisteer je hen bij het beheer van hun dagelijkse werklast.

Meer in het bijzonder, zal je zorgen voor :
  • Werken met supervisor als onderdeel van een secretarieel team om uitgebreide PA, Secretariële en administratieve ondersteuning te bieden, het nemen van verantwoordelijkheid en ervoor te zorgen dat het werk wordt uitgevoerd in de meest efficiënte en passende manier, back-up te bieden :
  • Dossierbeheer; organiseren en openen van zaken, sluiten van dossiers, archiveren en ervoor zorgen dat alle relevante documenten elektronisch en op papier worden gearchiveerd, indien nodig ;
  • Beheer van het facturatieproces met behulp van een intern financieel systeem. Ondersteunen van fee earners door contacten te onderhouden met andere partijen om facturen op te stellen. Contact onderhouden met andere kantoren wereldwijd om relevante procedures te volgen, het aansturen van fee earners om alle noodzakelijke tijdregistraties in te vullen of om hun tijdregistraties in hun naam in te voeren;
  • Reviewen, proeflezen van facturatie concepten op een maandelijkse basis en het voorleggen aan advocaten voor controle en goedkeuring ;
  • Verwerken van aanvragen voor onderhoud van de zaak, zoals adreswijzigingen, verzoeken om korting, enz;
  • Het op een consistente basis opslaan van cliëntinformatie;
  • Het samenvoegen van informatie uit verschillende software en zorgen voor een naadloze match;
  • Nauwe samenwerking met de financiële afdeling om uitstaande rekeningen op te volgen;
  • Opstellen van facturen, uitbetalingen, creëren en wijzigen van narratieven, alsmede het aanvragen van creditnota's en inter-office facturen, en het onderhouden van contacten met internationale kantoren waar nodig ;
  • Het invullen van financiële rapporten waar nodig voor interne systemen, het benadrukken van uitstaande inkomsten die gefactureerd moeten worden, en het bijwerken van klanten waar nodig;
  • Proactief beheren en bijhouden van agenda's van fee earners; coördineren van vergaderingen met interne en externe.

Je profiel

  • Uitstekende kennis van het Nederlands en Engels ;
  • Eerdere ervaring in een professionele dienstverlenende organisatie is een pré;
  • Sterke financiële achtergrond;
  • Aantoonbaar in staat zijn om het end-to-end factureringsproces van advocatenkantoren te beheren en te begrijpen;
  • Aantoonbare flexibiliteit, en het vermogen om een hoge werklast te beheren en strakke deadlines te halen ;
  • Analytisch en cijfermatig georiënteerd;
  • Het vermogen om aan zakelijke eisen te voldoen en met veeleisende belanghebbenden te werken;
  • Discretie bij de behandeling van vertrouwelijke zaken;
  • Teamspeler met een positieve 'can do' houding; gezond verstand, flexibel ;
  • Bedreven in Microsoft Office ;
  • Zeer georganiseerd, 'can do' houding, goede planning ;
  • Proactief en in staat om initiatief te nemen en te werken met minimale supervisie;
  • Uitstekende aandacht voor detail; vermogen om snel en accuraat te werken onder druk;
  • Interpersoonlijk inzicht en probleemoplossend vermogen.

Aanbod

Onze klant biedt :
  • Een vast contract, met een voltijdse functie (38 uur/week) ;
  • Maaltijd- en ecocheques ;
  • Openbaar vervoer;
  • 24 uur gratis juridische bijstand ;
  • Groeps- en hospitalisatieverzekering ;
  • Smartphone en laptop ;
  • Mogelijkheden tot thuiswerk.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?