Office Manager

Voor een geweldig adviesbureau, gevestigd in het chique Elsene en samenwerkend met de verschillende EU-instellingen, zijn we op zoek naar een Engelstalige office manager om het kantoor in Brussel onder zijn hoede te nemen, het lokale team van 8 personen bij te staan en samen te werken met het internationale team. We zoeken iemand die dynamisch, proactief en met een geweldige 'can do' attitude is.

Beschrijving

Onze cliënt is een adviesbureau dat onafhankelijk juridisch en strategisch beleidsadvies geeft aan bedrijven en organisaties. Zij werken met kleine en middelgrote ondernemingen, industriecoalities en wereldwijde techgiganten, evenals EU-instellingen en beleidsmakers. Ze stellen organisaties in staat om hun begrip van en betrokkenheid bij EU-instellingen te verbeteren. Ze zijn op zoek naar een Office Manager die verantwoordelijk zal zijn voor het ondersteunen van de ontwikkeling en uitvoering van HR-initiatieven en het verzekeren van de goede werking van het kantoor in Brussel en het remote team.

Je profiel

Beheer van het kantoor
  • Ondersteuning bij de organisatie van teamevenementen en -activiteiten; hulp bij de coördinatie van vergaderingen en evenementen
  • Beheer van kantooractiviteiten (voorraden, bestellingen en leveringen, coördineren van kantoorfaciliteiten en -apparatuur, enz.)
  • Organiseren van opleidingen, reis- en hotelreserveringen, zakenlunches/diners, evenementen
  • Beheren van inkomende en uitgaande facturen, bijwerken factuur en uitgaven database budget
  • Bijhouden en bijwerken van dossiers, documenten, inventarissen en databases.
  • Opzetten en onderhouden van opslag- en archiefsystemen (zowel online als offline)
HR-management
  • Voorbereiden en beheren van contracten en HR-documenten
  • Bijwerken en bijhouden van interne databases
  • Payroll: aan- en afmonsteren van teamleden, opstellen van de maandelijkse Payroll, opvolgen van de zaken met
sociaal secretariaat
  • Onboarding & Outboarding: zorgen voor een vlotte aankomst & vertrek van teamleden
  • De sleutelfiguur zijn voor verzoeken van personeel op payroll, en IT.
  • Beheer van alle boekhoudkundige taken en relaties met de bedrijfsrevisoren
Vaardigheden en ervaring
  • Administratieve en boekhoudkundige kwalificaties en ervaring: minimaal 3 jaar
  • Vermogen om ten minste in het Engels te communiceren
  • Flexibiliteit en aanpassingsvermogen aan multiculturele omgevingen
  • Prioriteiten kunnen stellen in taken, zelfstandig kunnen werken, niet bang zijn om vragen te stellen, resultaatgericht, eerlijk en
transparant
  • Vereist: MS Office, cloud systeem, Adobe. Voordeel: gebruik van Apple/MacOS

Aanbod

  • Een parttime (20 uur per week) interim contract dat kan leiden tot een vaste aanstelling voor de juiste persoon.
  • Een competitief salarispakket met voordelen
  • Een vriendelijke en open bedrijfscultuur

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?

Tess-Guetat.jpg

Hoi, ik ben Tess Guetat,
Is deze vacature iets voor jou?

Solliciteer

Waarmee kan ik je helpen?