Office Manager/ Executive Assistant

Voor een van onze klanten, een Europese organisatie, zijn we actief op zoek naar een Office Manager/Executive Assistant. Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het algemene kantoorbeheer, de administratie, logistiek, bestellingen met betrekking tot alle activiteiten van de verenigingen. Je...

Beschrijving

Voor een van onze klanten, een Europese organisatie, zijn we actief op zoek naar een Office Manager/Executive Assistant.
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het algemene kantoorbeheer, de administratie, logistiek, bestellingen met betrekking tot alle activiteiten van de verenigingen. Je maakt deel uit van een multicultureel team en werkt voornamelijk rechtstreeks samen met één van de Executive Directors.

Uw verantwoordelijkheid als office manager:
  • Zorgen voor een vlotte dagelijkse werking van het kantoor
  • Technische ondersteuning bieden bij interne vergaderingen
  • Optreden als contactpersoon voor het beheer van het gebouw en de huurovereenkomst en reparatiewerkzaamheden beheren
  • Overzicht houden, inventariseren en bestellen van kantoorbenodigdheden
  • Coördineren van alle aannemers voor facility management
  • Ontwikkelen van een archiefsysteem (online/offline) voor kantoorbeheer gerelateerde documentatie
  • (Externe) IT-ondersteuning/beveiliging
  • Ontwikkelen van procedures en structuren voor effectief kantoorbeheer
  • Fungeren als aanspreekpunt voor veiligheid, welzijn, gezonde werkomgeving, milieu en duurzaamheid binnen het kantoor
  • Intern fungeren als aanspreekpunt voor het team op het gebied van kantoormanagement en proactief bijdragen aan de verdere ontwikkeling van onze proactieve teamcultuur
Jouw verantwoordelijkheden als Assistent:
  • Reisarrangementen
  • Organiseren van interne en externe vergaderingen
  • Organisatie van evenementen
  • Beheer van agenda's
  • Organiseren en bijwerken van databases
  • Toezicht houden op conferentiegesprekken (technisch)
  • Voorbereiden van vergaderingen
  • Beheer van documenten

Je profiel

  • U bent in het bezit van een bachelordiploma;
  • Je hebt minstens 10 jaar relevante werkervaring bij voorkeur in een Europese of internationale handelsorganisatie in Brussel;
  • je hebt een uitstekende beheersing van het Engels en Frans (geschreven en gesproken). Elke andere taal is een pluspunt (vooral Duits);
  • Je hebt een sterke werkethiek en sterke organisatorische, communicatie- en schrijfvaardigheden;
  • Je hebt het vermogen om te werken met deadlines en om zelfstandig te werken.

Aanbod

Onze klant, gelegen in het centrum van Brussel, biedt u:
  • Een stimulerende en inspirerende internationale werkomgeving met een multicultureel team;
  • Ruime mogelijkheden om uw creativiteit te ontplooien;
  • Interactie met een verscheidenheid aan bedrijven en organisaties in Europa en wereldwijd;
  • De kans om een innovatieve en dynamische industrie te dienen;
  • Een competitief salarispakket.

Solliciteer Waarmee kan ik je helpen?