Office Administrator (part-time)
Bruxelles
CDI
Selection & Interim
Rejoignez une équipe dynamique en tant qu'administrateur de bureau à temps partiel, où chaque jour apporte de nouvelles opportunités de briller ! Vous serez le visage accueillant du bureau, soutenant les réunions exécutives, gérant les communications et assurant un environnement bien organisé. Les candidats idéaux s'épanouiront dans un rôle multitâche, mettant en valeur leurs solides compétences organisationnelles et leur souci du détail. Soucieux de favoriser une culture d'entreprise positive, vous jouerez un rôle essentiel dans le maintien de l'efficacité opérationnelle et de la conformité. Si vous êtes proactif, communicatif et prêt à contribuer à une atmosphère de travail prospère, postulez dès aujourd'hui pour cette opportunité gratifiante !
Description
- Vous accueillez et assistez les visiteurs, leur donnant une première impression positive du bureau.
- Vous supervisez la programmation des réservations de salles, en veillant à ce qu'elles soient disponibles pour les réunions et les événements.
- Vous soutenez les réunions des cadres et de la direction en organisant des services de restauration pour la nourriture et les boissons, selon les besoins.
- Vous vous occupez des communications à la réception, en gérant les appels téléphoniques et les demandes de renseignements par courrier électronique et en les orientant vers les ressources internes appropriées.
- Vous maintenez un environnement propre et organisé dans les salles de réunion et de réception, en veillant à ce qu'elles soient toujours présentables.
- Vous gérez l'inventaire des fournitures de bureau et des consommables, y compris le café, le thé, le papier, les cartouches et les timbres, et vous vous réapprovisionnez si nécessaire.
- Vous êtes le principal interlocuteur des prestataires de services locaux et favorisez les relations liées aux contrats de services tels que le courrier, le nettoyage et l'entretien.
- Vous veillez à ce que les installations essentielles, telles que l'approvisionnement en eau, le chauffage et la climatisation, fonctionnent correctement et soient bien entretenues.
- Vous favorisez une culture de travail positive en créant et en affichant des informations, des lignes directrices et des règles de bureau à l'intention de vos collègues.
- Vous agissez en tant que représentant du public pour les appels externes et les visiteurs, en assurant la liaison avec les propriétaires et les entreprises locales afin de maintenir la fonctionnalité opérationnelle du bureau.
- Vous collaborez avec les parties prenantes concernées pour maintenir à jour les plans de résilience opérationnelle, y compris les plans d'urgence et de continuité des activités, et les mettre en conformité avec les réglementations en matière de santé et de sécurité.
- Vous collectez, gérez, distribuez et affranchissez le courrier quotidiennement et en temps voulu.
- Vous tenez à jour des dossiers et des documents organisés, en veillant à ce qu'ils soient correctement archivés ou éliminés de manière confidentielle.
- Vous gérez les factures en les envoyant au service des comptes fournisseurs, en contrôlant les paiements, en archivant les dossiers et en remplissant les formulaires pour les nouveaux fournisseurs.
- Vous facilitez le processus d'intégration en coordonnant avec les différents services les besoins d'accès en fonction des fonctions.
- Si nécessaire, vous êtes le point de contact pour les agences réglementaires locales, en assurant la coordination entre la conformité, le service juridique et la direction de l'agence afin de garantir le respect des exigences légales et de conformité.
- Vous coordonnez avec l'équipe marketing les mises à jour mensuelles ou trimestrielles du contenu du site web local, en veillant à ce que toutes les informations soient exactes et que le matériel de marketing soit à jour.
- Vous collaborez avec le directeur d'agence et/ou le directeur de la distribution pour soutenir la préparation d'événements internes et externes.
Votre profil
- Excellente maîtrise de l'anglais et de la langue locale, nécessaire à une communication efficace.
- Compétence avancée dans l'utilisation des applications Microsoft Office, en particulier Word, Excel et Outlook.
- Des compétences interpersonnelles efficaces associées à de solides capacités de communication.
- Un souci du détail exceptionnel associé à de solides capacités d'organisation.
- Capacité avérée à jongler avec de multiples responsabilités et à gérer efficacement son temps, avec un don pour hiérarchiser efficacement les tâches.
- Avoir l'esprit d'équipe, faire preuve d'initiative et de proactivité dans son travail.
- Solide compréhension de toutes les normes réglementaires et juridiques pertinentes pour le poste.
Offre
- Indication du salaire mensuel: € 2501 - € 3500
- Un poste à temps partiel qui implique de travailler 50 % d'un horaire à temps plein sur trois jours, soit 17,5 heures par semaine, ce qui correspond à environ 6 heures par jour.
- Un contrat de travail à durée indéterminée pour assurer la stabilité de l'emploi.
- Une indemnité de repas pour répondre à vos besoins en matière de restauration sur le lieu de travail.
- Une assurance complète pour garantir votre bien-être et votre tranquillité d'esprit.
Bonjour, je suis Vicky Proietti,
Junior Career Advisor,
Cet emploi vous convient-il ?
