Legal Secretary

Description

Établir de solides relations de travail au sein de l'équipe et dans l'ensemble du cabinet.
Encourager la collaboration avec les associés, les avocats et les chefs d'entreprise.
Partager rapidement les informations afin de maintenir un service d'excellente qualité.
Échanger des connaissances et des bonnes pratiques afin d'assurer un soutien cohérent.
Jouer le rôle de mentor auprès des membres juniors de l'équipe et contribuer activement aux réunions de l'équipe.
Participer aux processus d'ouverture et de clôture des dossiers et des clients.
Recueillir les informations obligatoires pour l'intégration des clients.
Travailler avec l'équipe de facturation pour que les données des clients soient exactes et à jour.
Contrôler la boîte de réception de l'équipe et traiter les demandes en fonction de leur priorité.
Fixer des attentes claires en matière de délais et de produits à livrer.
Choisir l'approche la plus efficace pour chaque tâche.
Soutenir de manière proactive les partenaires et les honoraires, en anticipant les besoins.
Utiliser correctement les systèmes pertinents pour la gestion des dossiers.
Traiter les factures, les dépenses et les débours.
Enregistrer les heures de travail pour les associés et les collaborateurs lorsque cela est nécessaire.
Gérer efficacement la correspondance, les documents et les courriels.
Coordonner les réunions internes et avec les clients, y compris la réservation des salles et de l'équipement.
Préparer les ordres du jour et rassembler les documents à l'avance.
Rédiger, réviser et mettre en forme des documents en suivant les directives du cabinet.
Organiser les déplacements et l'hébergement en fonction des besoins.
Soutenir les activités de marketing et de développement commercial, y compris les présentations et les événements.
Comprendre les rapports financiers des clients et apporter son soutien en cas de besoin.
Collaborer avec les équipes chargées de la facturation et des finances, le cas échéant.
Respecter la politique de travail flexible du cabinet tout en veillant à être disponible pendant les heures de travail principales.
Participer à des projets ad hoc et à toute autre tâche nécessaire.

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Votre profil

Expérience préalable dans une fonction administrative au sein d'un environnement de services professionnels.
Vous êtes à l'aise avec les plates-formes et les systèmes technologiques, y compris la suite MS Office.
Excellentes capacités d'organisation et de hiérarchisation.
Solides compétences en matière de communication et de gestion des parties prenantes.
Capacités avérées de résolution de problèmes.
Communication écrite et orale efficace.
Flexible et adaptable à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Capacité à travailler sous pression.
Maîtrise de l'anglais.

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