management assistant

Référence: 10032156 Bruxelles CDI

Description

• Assurer le bon déroulement des activités quotidiennes de l'équipe ;
• Assurer le suivi des courriers électroniques et veiller à ce que les demandes des clients soient traitées par l'équipe ;

• Organiser des conférences téléphoniques, ainsi que des réunions internes et externes en personne ;
• Organiser les voyages d'affaires réguliers dans le monde entier, y compris l'obtention des visas, la coordination avec les assistants des autres participants et l'établissement des notes de frais ;
• Coordonner le processus de facturation de A à Z, collaborer et établir des relations de travail solides avec l'équipe de facturation de Bird & Bird afin de résoudre les problèmes de manière proactive ;
• Ouvrir et clôturer les dossiers des clients en coopération avec l'équipe de conformité à Londres ; contacter les clients pour obtenir les informations nécessaires ;

• la mise en forme et la relecture de documents et de présentations ;
• Assurer le classement électronique des documents et l'archivage ;
• Occasionnellement, traduction de documents courts à l'aide d'un logiciel de traduction.
• la mise à jour de la base de données de contacts avec les clients ; et
• l'exécution de tâches générales de secrétariat.

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Votre profil

• Vous avez une première expérience, idéalement en tant qu'assistant de gestion dans le secteur des services professionnels ;
• Vous avez un excellent niveau d'anglais et vous parlez couramment le français et/ou le néerlandais avec au moins un niveau de conversation dans l'autre langue ;
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) vers la recherche de solutions et vous avez le souci du détail ;
• Vous avez un grand sens de l'organisation et vous vous imposez des exigences élevées ;
• Vous avez de bonnes aptitudes à la communication, tant écrite que verbale ;
• Vous avez de solides compétences en informatique et souhaitez apprendre à utiliser d'autres logiciels.

Offre

• Travailler chez notre client signifie un salaire attractif, ainsi qu'un ensemble compétitif d'avantages sociaux tels qu'une indemnité de travail à domicile, des chèques-repas et des chèques écologiques, une assurance hospitalisation et une assurance groupe, une prime de performance et le remboursement à 100 % des frais de transport public.
• Mais surtout, ils apprécient de travailler dans un environnement international informel mais professionnel, dans lequel les gens prennent plaisir à travailler ensemble et à apprendre les uns des autres. Vous travaillerez avec deux autres assistants pour soutenir l'équipe juridique, chacun d'entre vous étant le bras droit de ses partenaires et de son équipe. Vous vous familiariserez rapidement avec le mode de travail et les systèmes du cabinet grâce au programme d'initiation qui commence dès votre premier jour au bureau, mais surtout, vous apprendrez sur le tas aux côtés de collègues expérimentés qui partageront leurs connaissances avec vous.
• Une fois que vous serez prêt, vous aurez la possibilité de travailler de manière indépendante, de prendre vos propres initiatives et d'évoluer dans votre fonction.
• Après la période de formation, vous pourrez travailler à domicile une partie du temps. Vous recevrez votre propre ordinateur portable et votre matériel informatique.
• Au bureau, vous rencontrerez de manière informelle d'autres membres de l'équipe de Bruxelles à la machine à café ou lors de l'un des nombreux événements sociaux que nous organisons pour nous assurer que nous avons tous la possibilité de nous connaître et de rester en contact. Nous organisons des événements informels tels que des déjeuners mensuels, un barbecue, des réunions sociales après le travail, un voyage de ski annuel, etc.
• Le bureau est facilement accessible par les transports publics et dispose d'un parking souterrain si vous venez au bureau avec votre propre voiture.

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