Office Manager

Description

Assurer la gestion de toutes les dépenses non liées au personnel, y compris l'application du budget consolidé de l'administration générale et le suivi de son utilisation sous la supervision du chef adjoint de la Belgique :

• Gérer et traiter les paiements de factures pour les dépenses de personnel et les dépenses non liées au personnel par le biais du système de gestion de trésorerie local.

système local de gestion de la trésorerie.

• Gérer toutes les demandes d'investissement (Ringi) et les réservations.
• Gérer l'inventaire des investissements du bureau
• Assurer le suivi des comptes d'attente des finances et de l'administration générale.
• Gérer le contrôle des comptes d'attente de la succursale et faire rapport à la direction locale et au service financier d'Amsterdam.
• Veiller à ce que les informations financières soient communiquées avec exactitude et dans les délais à la direction locale et aux régulateurs/institutions externes.
• Tenir à jour les comptes du grand livre.

Gérer les services publics et les installations du bureau

• Assurer une gestion précise des fournisseurs
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes concernant l'achat d'équipements et de fournitures de bureau afin de garantir l'efficacité opérationnelle.
• Examiner et renouveler les contrats d'entretien, de location et d'assurance.
• Veiller à ce que les locaux soient correctement entretenus, y compris l'administration du système de sécurité de la succursale de Bruxelles (alarme, accès à la chambre forte).
• Assurer une gestion professionnelle du parking (assurance, taxes, rapports de dommages, etc.)
• traiter le courrier entrant et sortant
• Organiser des événements internes/externes tels que des incitations pour les clients, des événements pour les clients et des activités de responsabilité sociale de l'entreprise.
• Assumer la responsabilité de la maintenance des archives de la succursale de Bruxelles.
• Veiller au respect des règles communes et internes de l'entreprise, des normes et des exigences en matière de rapports, ainsi que de toutes les exigences réglementaires et statutaires pertinentes.

• Calculer votre temps de voyage
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Votre profil

• Excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction en anglais et (français et/ou néerlandais)
• Capacité à établir rapidement des relations professionnelles
• Compétence numérique
• Compétences analytiques
• Capacité à travailler avec précision et à porter une attention particulière aux détails
• Style de travail flexible et esprit d'équipe positif
• Souci de la qualité des processus
• Connaissance des pratiques et principes comptables
• Solides compétences organisationnelles

Offre

Notre client vous propose un contrat à durée indéterminée assorti d'un package très intéressant.

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