Personal assistant (Antitrust, competition and trade)

Description

• Assurer la fonction d'assistant personnel d'un associé et/ou d'un certain nombre d'avocats, y compris la gestion de l'agenda, le traitement de la correspondance interne et externe, la préparation de présentations, la réponse aux appels téléphoniques et la prise de messages.
• Mettre en œuvre d'excellentes compétences en matière de gestion d'agenda pour s'occuper de l'organisation de voyages souvent complexes. Une grande partie de ce travail consistera à organiser des voyages internationaux et à réserver des hôtels, à organiser des réunions avec les clients et à facturer les frais de voyage.
• Organiser, coordonner et organiser des réunions pour les clients et les avocats en envoyant des demandes de réunion, en assurant la liaison avec les parties concernées et en gérant les événements ad hoc pour les clients et les réseaux, tels que les petits déjeuners/déjeuners de travail, les conférences, etc.
• Administration de tous les dossiers (papier et électroniques). Veiller à ce que toute la correspondance interne et externe, les documents originaux et les notes soient classés.
• Gestion extensive des courriels, y compris le classement de tous les courriels relatifs aux clients ou au département, le cas échéant, et le traitement des demandes en l'absence des avocats, y compris la correspondance avec les clients, les autres avocats et les agences.
• Facturation : aide à la production de factures, ce qui inclut diverses tâches : collecte d'informations, vérification des projets, liaison avec l'associé, les collaborateurs et l'équipe de facturation pour s'assurer que les factures sont envoyées correctement et dans les délais, à l'aide des systèmes 3E et Intapp.
• Autres tâches : Fournir une assistance ad hoc aux partenaires/associés principaux en visite, le cas échéant ; mettre à jour les contacts avec les clients, les listes de clients et autres listes de diffusion à l'aide des systèmes globaux internes ; missions extérieures occasionnelles (auprès d'agences, de clients, ...).
• La liste des tâches clés ci-dessus est indicative et non exhaustive, et un assistant peut avoir plus ou moins de tâches à gérer à un moment donné.

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Votre profil

• Idéalement 5 ans d'expérience, de préférence dans une fonction similaire
• Maîtrise des technologies de l'information : MS Office (en particulier Word et Excel)
• Langues : très bon niveau d'anglais. Toute autre langue de l'UE est un atout.
• Une qualification formelle en secrétariat (et de l'expérience) est un atout.
• Esprit d'équipe, capacité à établir de bonnes relations de travail avec les collègues.
• Capacité et volonté de faire preuve d'initiative et de ne pas se contenter de recevoir des instructions.
• Vous devez toujours faire preuve de maturité et être en mesure d'adhérer aux pratiques de confidentialité, car vous traiterez parfois des informations sensibles et confidentielles.
• Autodidacte, fiable, flexible, soucieux de son travail et serviable.
• Bonne capacité de communication, aptitude à traiter avec des personnes de tous niveaux.
• attitude positive, proactive et professionnelle, capacité à rester calme sous pression et à travailler dans des délais serrés
• Capacité à établir des priorités et à faire preuve d'initiative
• Bon sens de l'organisation et souci du détail
• Bonne présentation et confiance en soi
• Sens de l'humour

Offre

• Situé au centre de Bruxelles, notre client vous propose un contrat permanent dans un environnement de travail dynamique et multiculturel.
• Un package salarial attractif.
• En outre, vous bénéficierez d'un large éventail d'autres avantages :
• Un large éventail d'opportunités d'apprentissage et de développement
• La possibilité de vous développer et de faire partie d'une équipe formidable au sein d'un employeur de premier plan en Belgique.

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