Assistant de direction
Bruxelles
CDI
Selection & Interim
Notre client est un cabinet d'avocats international qui offre un service complet aux entreprises nationales et multinationales, aux institutions financières et aux gouvernements. Il recherche un(e) assistant(e) personnel(le) qui assistera un associé et une équipe d'avocats (gestion de l'agenda et des e-mails, réunions, organisation de voyages, factures, événements, ...). Le candidat idéal doit avoir 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire, une excellente maîtrise de MS Office, du néerlandais et de l'anglais, et un grand sens de l'organisation et des priorités. L'entreprise propose un contrat à durée indéterminée assorti d'avantages, ainsi qu'un travail stimulant dans un environnement international.
Description
- Assurer la fonction d'assistant personnel d'un associé et/ou d'un certain nombre d'avocats, y compris la gestion de l'agenda, le traitement de la correspondance interne et externe, la préparation de présentations, la réponse aux appels téléphoniques et la prise de messages ;
- Mettre en œuvre d'excellentes compétences en matière de gestion d'agenda pour s'occuper de l'organisation de voyages souvent complexes. Une grande partie de ce travail comprendra des voyages internationaux et des réservations d'hôtel, l'organisation de réunions avec les clients et la facturation des frais de voyage ;
- Organiser, coordonner et organiser des réunions pour les clients et les avocats en envoyant des demandes de réunion, en assurant la liaison avec les parties concernées et en gérant les événements ad hoc pour les clients et les réseaux, tels que les petits déjeuners/déjeuners de travail, les conférences, etc ;
- Administration de tous les dossiers (papier et électroniques). Veiller à ce que toute la correspondance interne et externe, les documents originaux et les notes soient classés ;
- Gestion extensive des courriels, y compris le classement de tous les courriels liés aux clients ou au département, le cas échéant, et le traitement des demandes en l'absence des avocats, y compris la correspondance avec les clients, les autres avocats et les agences ;
- Facturation : aide à la production de factures, ce qui comprend diverses tâches : collecte d'informations, vérification des projets, liaison avec l'associé, les collaborateurs et l'équipe de facturation pour s'assurer que les factures sont envoyées correctement et à temps, à l'aide des systèmes 3E et Intapp ;
- Autres tâches : Fournir une assistance ad hoc aux partenaires/associés principaux en visite lorsque cela est nécessaire ; mettre à jour les contacts clients, les listes de clients et autres listes de diffusion à l'aide des systèmes globaux internes ; missions extérieures occasionnelles (dans les agences, chez les clients, ...) ;
- La liste des tâches clés ci-dessus est indicative et non exhaustive, et un assistant peut avoir plus ou moins de tâches à gérer à un moment donné.
Votre profil
- Idéalement 3 à 5 ans d'expérience, de préférence dans une fonction similaire ;
- Maîtrise de l'informatique : MS Office (en particulier Word et Excel) ;
- Langues : niveau natif du néerlandais et du français avec une parfaite maîtrise de l'anglais professionnel. Toute autre langue de l'UE est un atout ;
- Une qualification formelle en secrétariat (et de l'expérience) est un atout ;
- Esprit d'équipe, capacité et volonté de faire preuve d'initiative et de ne pas se contenter de recevoir des instructions ;
- Sens de la discrétion et des priorités ;
- Autodidacte, fiable, flexible, résistant au stress ;
- Bon sens de l'organisation et de la communication, capacité à traiter avec des personnes à tous les niveaux.
Offre
- Un contrat à durée indéterminée ;
- Avantages extra-légaux : chèques-repas, écovouchers, assurance groupe / assurance hospitalité, frais de représentation nets, transports publics, ... ;
- Des horaires de travail flexibles et 50% de travail à domicile.
Bonjour, je suis Dimitri Falaise,
Cet emploi vous convient-il ?
