Office Manager

Référence: 10031795 Luxembourg - pas de région spécifiqueLuxembourg - pas de région spécifique IntérimIntérim Selection & InterimSelection & Interim
Il s'agit de gérer les opérations de bureau, de soutenir l'équipe de direction, de s'occuper de la communication, des événements et des voyages. En outre, les responsabilités comprennent la création et la mise à jour de documents. Le candidat idéal a au moins deux ans d'expérience, maîtrise MS Office et parle couramment le français et l'anglais. Les principales qualités recherchées sont un grand sens de l'organisation, la fiabilité, l'autonomie et le souci du détail. Une formation aux premiers secours est considérée comme un atout.

Description

Gestion des bureaux :
  • Centralisation : Assurer la centralisation des activités et des ressources pour un fonctionnement efficace du bureau.
  • Contrôle des coûts et réduction des achats : Gestion des achats de fournitures de bureau, d'équipements informatiques et de services afin d'optimiser les coûts.
  • Gestion des commandes et des consommables : Gérer les commandes régulières de fournitures de bureau et de consommables nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
  • Contacter les fournisseurs : Maintenir la communication avec les fournisseurs et les vendeurs pour les besoins du bureau.
Gestion des espaces communs et participation à l'aménagement du bureau :
  • Veiller à ce que les espaces communs soient bien entretenus et propres pour le confort des employés.
  • Participer à la planification et à l'aménagement des bureaux afin de maximiser l'utilisation de l'espace de travail.
Soutien à la direction :
  • Planification des réunions et des rendez-vous : Organiser l'emploi du temps de l'équipe de direction, organiser des réunions et gérer leur temps.
  • Gestion des agendas : Tenir à jour les agendas de l'équipe de direction afin d'éviter les conflits de calendrier et d'assurer une coordination efficace.
Soutenir et gérer les actions de communication :
  • Gestion de la présence sur LinkedIn et du site web : Gérer les activités de communication en ligne pour promouvoir l'entreprise, partager les nouvelles et interagir avec les parties prenantes.
Gestion d'événements :
  • Organiser des événements internes tels que des célébrations de Noël ou des activités de Team Building pour renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion.
Gestion des absences et des chèques-repas :
  • Gestion des congés et des absences des employés afin d'assurer la continuité des activités.
  • Gestion de la distribution des chèques-repas aux employés éligibles.
Gestion des voyages :
  • Organisation des voyages d'affaires des employés, en veillant à leur confort et à leur sécurité.
Création et mise à jour des documents et processus internes :
  • Participer à l'élaboration et à la mise à jour de documents internes tels que des procédures, des politiques ou des manuels afin d'assurer la clarté et la cohérence des processus au sein de l'entreprise.

Votre profil

  • Avoir au moins 2 à 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
  • Maîtriser Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  • Maîtriser le français et l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral (la connaissance de l'allemand et du luxembourgeois est un atout).
  • Être très organisé(e), fiable, toujours prêt(e) à aider, autonome et proactif(ve) dans la prise d'initiatives.
  • Avoir le sens du détail.

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Bonjour, je suis Marie Thiry, career advisor,
Cet emploi vous convient-il ?

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