Corportate Governance Assistant

Description

La fonction de gouvernance d'entreprise est composée d'un responsable et d'un assistant et est chargée de la gestion de l'assemblée générale, du conseil d'administration, du comité des conflits d'intérêts et du comité de nomination, qui se réunissent régulièrement, avec une moyenne globale d'une ou deux réunions par mois.

Dans le cadre de vos fonctions, vous devrez :

• Soutenir le responsable de la gouvernance d'entreprise pour les projets, les courriels, la relecture des documents et la coordination de l'ordre du jour ;
• Fournir un soutien administratif général aux responsables de la gouvernance d'entreprise, du risque et de la conformité (mise à jour des registres et des dossiers, téléchargement d'informations sur SharePoint) ;
• Contrôler la boîte aux lettres de la gouvernance d'entreprise et agir en tant que premier point de contact pour les parties prenantes externes ;
• Organiser le classement et la mise à jour régulière des documents internes (par exemple, les politiques, les procédures, les listes de contacts, les journaux) ;
• Demander, classer et archiver les informations pertinentes (copies électroniques ou papier) reçues des parties prenantes externes ;
• Fournir des informations pertinentes aux parties prenantes externes par courrier électronique ou par SharePoint ;
• Coordonner les calendriers et organiser des réunions internes régulières ;
• Préparer les réunions et les événements avec les parties prenantes externes (y compris l'invitation, la préparation de la documentation pertinente, la coordination des participants, les aspects logistiques et le suivi après la réunion) ;
• Assurer la couverture des autres fonctions d'assistant au sein de l'organisation.

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Votre profil

Vous avez les qualifications et l'expérience suivantes :

• Vous êtes titulaire d'une licence.
• Vous avez trois ans d'expérience dans une fonction administrative.
• Vous parlez couramment l'anglais et avez une maîtrise intermédiaire du français.
• Vous avez des connaissances en matière de gouvernance d'entreprise.
• Vous avez une connaissance avancée de MS Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, SharePoint) et une bonne connaissance de l'environnement Microsoft Office 365.
• Vous avez une expérience avérée dans l'organisation de réunions et d'événements ;
• Vous avez de solides compétences organisationnelles et êtes capable de coordonner efficacement des tâches multiples ;
• Vous identifiez de manière proactive les questions à traiter, vous sensibilisez et vous faites preuve du jugement nécessaire ;
• Vous pouvez travailler de manière indépendante, tout en recherchant la contribution des parties prenantes concernées en temps opportun ;
• Vous abordez les différentes tâches avec enthousiasme et êtes capable de hiérarchiser efficacement des demandes concurrentes et complexes ;
• Vous vous concentrez systématiquement sur l'exactitude et la qualité en accordant une grande attention aux détails ;
• Vous êtes à l'aise pour communiquer avec diverses parties prenantes internes et externes ;
• Vous êtes flexible et vous vous adaptez rapidement à toutes les circonstances.

Offre

Notre client vous propose :

• L'avantage d'une petite organisation favorisant un environnement collaboratif, ouvert d'esprit, transparent, de confiance, dynamique et international ;
• Contribuer à des missions de travail stimulantes ;
• Bénéficier d'un temps de travail flexible et de possibilités de travail à domicile ;
• Un salaire compétitif.

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