Management Assistant

Description

En tant qu'assistant(e) de gestion, vous serez chargé(e) de coordonner des procédures de bureau efficaces et de maintenir un flux de travail régulier. Vous travaillerez consciencieusement conformément aux politiques et procédures du cabinet d'avocats et établirez des relations de travail harmonieuses avec les responsables, les collègues et les clients.

Ce que vous ferez :

• Vous ferez partie de plusieurs équipes de secrétaires dédiées, vous remplacerez les absents, répondrez aux appels téléphoniques et aiderez à gérer le surplus de travail dans la mesure du possible ;
• Vous garantissez la confidentialité de toutes les informations relatives aux clients et à l'entreprise, tant en interne qu'en externe ;
• Vous gérez les agendas quotidiens des avocats, planifiez les réunions, organisez les voyages d'affaires et prenez les dispositions nécessaires pour les déplacements ;
• Vous maintenez une communication efficace avec les clients, en répondant aux appels et en les initiant si nécessaire, et en traitant les courriels et les documents entrants pour les avocats ;
• Vous rédigez divers courriers, documents, mémos, rapports et présentations conformément aux directives de l'entreprise et veillez à l'exactitude et à la ponctualité des livraisons ;
• Vous travaillez aisément avec des systèmes informatiques et des applications logicielles et gérez des archives physiques et électroniques ;
• Vous vous occupez des feuilles de temps et des processus de facturation pour les avocats, y compris la collaboration avec les coordinateurs de facturation.
• Vous vous occupez des demandes de remboursement des dépenses et facilitez les processus de paiement ;
• Vous tenez à jour les notes de transmission pour chaque avocat avec lequel vous travaillez.

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Votre profil

• Vous avez une excellente connaissance du néerlandais, du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Vous avez de l'expérience dans une fonction similaire dans le secteur juridique ;
• Vous faites preuve de flexibilité et êtes capable de gérer une charge de travail importante et de respecter des délais serrés ;
• Vous traitez les questions confidentielles avec discrétion ;
• Vous faites preuve d'un grand sens de l'organisation et d'un grand souci du détail.

Offre

• Vous ferez partie d'un nouveau projet visant à aider plusieurs cabinets d'avocats dans le besoin lorsqu'un membre du personnel permanent se retire ;
• Cette mission peut être confiée à un freelance ou à un consultant.
• En tant que consultant, nous vous proposons un contrat à durée indéterminée assorti d'avantages sociaux ;
• Un salaire brut attractif ;
• Une indemnité forfaitaire de frais ;
• Des chèques-repas ;
• Une assurance hospitalisation et une assurance groupe ;
• Un budget voiture ou mobilité après 1 an d'activité ;
• 12 jours ADV en plus des 20 jours légaux.

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