Assistant administratif

Description

• Apprendre à connaître l'outil de signature électronique, être le point de contact unique pour recevoir les demandes internes de signature électronique et veiller à leur bonne exécution, vérifier les futures mises à niveau de l'outil et assurer le suivi des problèmes potentiels avec le fournisseur, l'IT et le Sourcing ; lorsque les documents doivent être signés à l'encre humide, organiser cette signature et l'expédition des originaux signés ;
• Si une base de données de gestion des contrats est évaluée en vue d'un déploiement en Europe, participer aux tests, à la mise en œuvre et aux ajustements de l'outil et administrer les fonctions qui vous incombent (suivi des révisions et des approbations des contrats, téléchargement de la version finale et de la copie signée, etc ;
• Organiser les déplacements et l'ordre du jour des réunions en face à face de l'équipe juridique européenne (invitations, réservations, impression de documents, etc.) et toutes les réunions hors site du General Counsel Europe ;
• Participer à la coordination des formations en ligne/en face à face en Europe (lancement, rappels, suivi des présences, statistiques, etc.) et au déploiement des supports de communication associés (affiches, etc.) ;
• Coordonner la révision des traductions des politiques et autres documents ;
• Aider à la mise en forme des documents (contrats, présentations, lettres, etc.) ;
• Participer à la maintenance des dossiers juridiques et de SharePoint ;
• Être responsable du suivi des factures et des frais juridiques.

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Votre profil

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais ;
• Motivé(e), autonome, capable de hiérarchiser la charge de travail et de travailler à la fois de manière indépendante et en tant que membre d'une équipe, tout en sachant quand demander conseil à votre responsable ou à des collègues plus expérimentés ;
• Extrêmement bien organisé dans l'élaboration et le suivi des plannings et des check-lists ;
• Attention méticuleuse aux détails dans les documents, les données et les processus ;
• Capacité à établir des relations agréables et harmonieuses avec les clients internes et à être à l'aise pour passer des appels téléphoniques ou vidéo si cela s'avère utile pour comprendre et accomplir les tâches ;
• La flexibilité est essentielle, car le rôle consiste à fournir un soutien à toutes les entreprises ;
• Solides connaissances en informatique et volonté d'apprendre de nouvelles technologies ;
• Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions ;
• Capacité à aborder les problèmes de manière créative et sensible ;
• Capacité à travailler au sein d'une équipe et avec des parties prenantes internes et externes d'origines culturelles diverses ;
• Capacité à se préparer à des échéances récurrentes et à garder de la place pour des situations inattendues ou des demandes nécessitant un soutien urgent ;
• Capacité à préparer des échéances récurrentes et à faire face à des situations imprévues ou à des demandes nécessitant un soutien urgent ; Ouverture d'esprit pour informer en temps utile de toute difficulté à accomplir une tâche comme demandé ;
• Grande attention à la confidentialité des informations et des documents de l'entreprise.

Offre

Un rôle stimulant, un salaire attrayant avec de nombreux avantages et beaucoup de flexibilité !

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