Administration Assistant for Education Department

Notre client, une organisation européenne à but non lucratif, est à la recherche d'un assistant de bureau.

Description

Sous la supervision du directeur du département Éducation, vous serez responsable de la coordination des tâches administratives et logistiques, notamment :
  • Assurer l'organisation et la coordination de séminaires, conférences, réunions et événements (de A à Z).
  • Préparation et envoi des invitations aux participants ainsi que de tous les documents nécessaires à l'événement
  • Organisation et réservation des événements (transport et hébergement des participants, lieu, repas, interprétation, etc.)
  • Négociation avec les fournisseurs et préparation des contrats et des appels d'offres, en tenant compte des règles établies par la Commission européenne et par les règles internes.
  • Participation aux réunions de projet, le cas échéant, etc.
  • Soutien administratif au département
  • Assurer l'administration générale, y compris le traitement de texte, la correspondance, les photocopies, l'envoi de lettres, de contrats, de courriers, de rapports et de documents.
  • Maintenir à jour le système de classement du bureau et l'archiver dans la base de données.
  • Contribuer à la base de données CRM
  • Collecter et fournir régulièrement des informations sur les projets à l'équipe du personnel.
  • Assurer le suivi financier des projets/activités
  • Soutenir le responsable de projet, notamment en préparant les documents et en assurant le suivi des délais et des résultats attendus.
  • Tenir à jour les informations sur les projets et leur suivi (listes de participants, formulaires de remboursement, dépenses, contrats, factures, bons de commande, etc.)
  • Contrôler le budget du projet en termes de dépenses conformément au plan de travail (réception et vérification des factures, demandes de remboursement, etc.)
  • Effectuer d'autres tâches que le superviseur peut demander/supposer.

Votre profil

  • Au moins 3 ans d'expérience dans le domaine du secrétariat et de l'administration ou dans des tâches connexes, une expérience dans une organisation à but non lucratif serait un atout.
  • Bonne connaissance des outils informatiques (Excel, Outlook, SharePoint et Word).
  • Excellente connaissance de l'anglais et du français (langues de travail).
  • Fiable, bien organisé avec un bon esprit d'équipe et d'excellentes compétences en matière de planification et de coordination.
  • Capable de s'adapter à des tâches multiples et de hiérarchiser le travail.
  • Proactif, flexible et capable d'organiser le travail de manière indépendante avec un grand sens des responsabilités et une attention particulière aux détails.
  • Une attitude positive, de très bonnes compétences en matière de rédaction et de communication, de solides compétences interpersonnelles, la capacité de travailler dans un environnement multiculturel.

Offre

Notre client vous propose un contrat temporaire du 2 novembre 2022 au 30 avril 2023 (remplacement du congé maternité).

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Bonjour, je suis Camille Francq, recruiter,
Cet emploi vous convient-il ?

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