Executive Administrative Assistant

Description

Vos responsabilités vous amèneront à :

• Assurer le secrétariat et la réception de plusieurs superviseurs (traitement du téléphone et du courrier, classement, soutien des réunions, organisation des voyages) ;
• Résoudre les questions administratives et opérationnelles courantes ;
• Coordonner les activités du personnel de bureau pour assurer une efficacité maximale ;
• Rapport de remboursement des frais professionnels (notes de frais, congés, etc.),
• Assistance dans les questions administratives à tous les départements ;
• PA du CEO (et aide aux 2 Managing Directors),
• Suivi du paiement des factures ;
• Préparation des instructions bancaires, suivi, contrôle des transactions bancaires et des paiements ;
• Aide à la gestion et à la révision des formalités administratives et juridiques (telles que KYC, FATCA, RBE, BE, ect..) ;
• Rédiger des POA, NDA, Agreement, mettre en forme des rapports, notes, lettres, etc ;
• Interactions avec différents conseillers externes : auditeurs externes, cabinets d'avocats et notaires.

• Calculer votre temps de voyage
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Votre profil

Vous avez les compétences suivantes :

• Au moins 2 ans d'expérience pertinente (expérience avérée en gestion de bureau, administration ou assistance) ;
• Un excellent niveau d'anglais et de français est une exigence nécessaire. L'allemand ou toute autre langue serait un atout ;
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à hiérarchiser le travail ;
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;
• Solides compétences en matière d'organisation et de planification ;
• Maîtrise de MS Office ;
• Compétences informatiques et connaissance des progiciels de bureautique.

Offre

Poste permanent dans un environnement dynamique. Notre client est une société d'investissement, de développement et de gestion d'actifs immobiliers qui opère à travers l'Europe.

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