Secretary

Vous recherchez un poste de chef de bureau dans un environnement international ?

Description

L'un de nos clients internationaux est actuellement à la recherche d'un Office Manager.
Vos principales responsabilités seront les suivantes
  • Soutien administratif au Secrétaire Général et aux autres membres du personnel
  • Assurer la liaison avec le propriétaire du bureau, les fournisseurs et les entrepreneurs.
  • Fournir un soutien informatique (avec un partenaire informatique externe)
  • Organiser des événements, c'est-à-dire les aspects pratiques (hôtel, lieu, restauration, ...).
Vos responsabilités en détail :
Fournisseurs
  • Organisation, commande et réception de toutes les fournitures de bureau, boissons, etc.
  • Contact avec les fournisseurs : correspondance par e-mail, demandes par téléphone
  • Classement des contrats
  • Commande & suivi de l'entretien/réparation du matériel, des machines
  • En contact avec le service de nettoyage et le service des plantes
Bâtiment
  • Badges d'accès
Contact avec le représentant des ouvriers du bâtiment pour l'organisation et le calendrier des travaux
  • Responsable de l'évacuation du personnel et des visiteurs en cas d'alarme et lors des exercices d'évacuation du bâtiment. Envoyer ensuite un rapport au représentant du bâtiment.
  • Organiser l'entretien des machines de la cuisine
Courrier
  • Ouverture, distribution, distribution pour approbation des factures + scan pour la comptabilité et envoi du courrier (bureau de poste)
  • Envoi par e-mail des bulletins d'information, des ordres du jour, des invitations
  • Vérification du courrier entrant, réponse, renvoi
  • Traitement des messages d'avertissement spéciaux des logiciels informatiques (mises à jour, renouvellements, problèmes) et contact immédiat avec le support informatique si nécessaire.
  • Débarrasser la boîte de réception de tous les pourriels éventuels, vider la boîte à spam.
Groupes de travail
  • Lors des réunions dans les bureaux, faire circuler un rapport de la base de données et faire vérifier les détails par les membres des groupes. Mettre à jour la base de données et les listes.
  • Contrôle quotidien des salles de réunion (propreté, réserves de boissons, tasses, etc.).
  • Commande des déjeuners pour les réunions
  • Réservation des restaurants + choix des menus (suivi du nombre de participants).
INFORMATIQUE
  • Contacts réguliers avec le fournisseur informatique en cas de questions et résolution de problèmes par téléphone ou en ligne par le support informatique.
Réservations de voyages pour tous
  • Commande de billets
  • Liaison avec les comptables externes

Votre profil

  • Vous parlez couramment l'anglais (écrit et oral) et le français (le néerlandais ou d'autres langues sont appréciés).
  • Vous avez de l'expérience dans un poste similaire
  • Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques (Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint)

Offre

Notre client est situé à Bruxelles et vous offre :
  • Un contrat à long terme
  • L'opportunité de travailler dans un environnement international

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