Secrétaire

Support administratif et organisationnel complet pour un ou plusieurs partners à Luxembourg et pour les avocats désignés sous sa responsabilité,Être la personne de contact pour l’équipe de l’associé et les avocats désignés, en les assistant et en facilitant leur vie quotidienne,Gestion de l’agenda...

Description

  • Support administratif et organisationnel complet pour un ou plusieurs partners à Luxembourg et pour les avocats désignés sous sa responsabilité,
  • Être la personne de contact pour l’équipe de l’associé et les avocats désignés, en les assistant et en facilitant leur vie quotidienne,
  • Gestion de l’agenda de l’associé et prise de RDV,
  • Planification et organisation des meetings et des conference calls,
  • Gestion proactive des emails et des courriers des clients (Engagement letters, recueil des documents KYC etc…),
  • Selon les demandes, insertion dans le système de time management des time sheets des associés et / ou counsels,
  • Classification pro active des documents et archivage si besoin,
  • Préparation, mise en page et modifications de documents, rapports, lettres, correspondance diverse etc..,
  • Ouverture des dossiers avec la comptabilité,
  • Prise des appels téléphoniques en cas d’absence des avocats, suivi des demandes,
  • Préparation des présentations PPT,
  • Aide à la gestion administrative de l’organisation du département,
  • Etre la personne de contact pour la comptabilité : préparer les pré-bills, les vérifier avec votre associé / counsel et faire le suivi avec le département comptabilité,
  • Préparation des lettres d’engagement et les vérifier avec l’associé en charge,
  • Organisation des voyages d’affaires [Trouver le meilleur itinéraire (avion, train etc..) et le réserver; Trouver l’hôtel le plus approprié et le réserver; Préparer les documents de voyage (plannings, adresses et interlocuteurs)].
  • Etre la personne de contact pour les meetings entre les départements (en relation avec le BD),
  • Entrer les contacts dans la banque de données Interaction et y entrer également les suivis de meetings ou de business trips,
  • Faire les inscriptions des avocats aux différents séminaires, présentations et colloques et organiser les déplacements, si nécessaire,
  • Gestion des visas et autres expenses pour les avocats désignés sous sa responsabilité,
  • Dépôts et demandes RCS en fonction des besoins

Votre profil

  • Profile junior avec ou sans première expérience
  • Anglais et Français courant

Offre

Nous offrons une mission intérimaire dans un cabinet d'avocats réputé à Luxembourg.

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