Personal Assistant & Office Manager

Référence: 10029933 AnversAnvers CDICDI Selection & InterimSelection & Interim
Notre client, un acteur international du secteur de l'assurance, est à la recherche d'un assistant personnel et d'un office manager motivés et motivants ! La lecture de la description du poste ci-dessous vous déclenche et vous avez le profil que nous recherchons ? Puis appliquez rapidement !

Description

  • Assistant personnel des directeurs généraux
  • Gestion de l'agenda, assistance administrative, gestion des boîtes de réception, préparation des communications au nom des directeurs généraux, planification et organisation de voyages et de réunions.
  • Accueillir les clients ou les consommateurs. Organisez des dîners et des déjeuners sur place ou hors site. Participer à des événements locaux ou européens.
  • Il incombe aux chefs de bureau de s'assurer qu'ils sont disponibles et flexibles pour être sur place 5 jours par semaine lorsque cela est nécessaire, par exemple pour les urgences, la réception, les changements sur place ou les besoins professionnels des directeurs généraux.
  • Responsable des directives et des initiatives de l'équipe à mettre en œuvre sur le site de votre pays.
  • Organiser et maintenir les tests et les inspections conformément aux directives du propriétaire en Espagne. Travailler avec le chef du bureau et de la gestion de l'information pour l'acceptation paneuropéenne.
  • Coordonner toutes les questions relatives à la téléphonie fixe et mobile ; vérifier le stock de smartphones, la configuration des appareils, la relation avec le fournisseur de téléphonie mobile. Travailler avec le responsable des achats indirects pour négocier les tarifs, les prix, améliorer le service en consultation avec le directeur général et le responsable de la gestion des bureaux et de l'information.
  • Opérationnel : Salles de réunion, Parking, Affranchissement (organisation de la livraison des articles et de la réception des marchandises), Commande de papeterie et inventaire des stocks.
  • Formation et procédure pour la gestion des contrats d'Office Management existants et l'accord sur les nouveaux contrats. En consultation avec le responsable des achats indirects et le responsable de la gestion des bureaux et de l'information.
  • Location : Gestion de la propriété commerciale, s'engageant dans le renouvellement des baux et soutenant le directeur général, le service juridique, l'équipe chargée de la propriété et le chef du bureau et de la gestion de l'information pour s'assurer que nous avons un accord "adapté à l'objectif" pour toutes les parties.
  • Traitement et maintenance des factures : soumettre les factures de l'Office Management au processeur de facturation avec les informations pertinentes pour le paiement.
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Votre profil

  • Vous avez déjà une bonne expérience en tant qu'assistant personnel.
  • Vous parlez couramment le néerlandais et l'anglais. Le français est un atout.
  • Vous êtes extrêmement flexible et communicatif
  • Vous avez une structure dans votre travail
  • Vous relevez tous les défis

Offre

  • Travailler pour un acteur international de l'assurance
  • Un paquet salarial attractif avec des avantages extralégaux
  • Beaucoup de variation dans vos tâches

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