Office Manager/ Executive Assistant

Référence: 10028746 BruxellesBruxelles CDDCDD Selection & InterimSelection & Interim
Pour l'un de nos clients, une organisation européenne, nous recherchons activement un Office Manager/Assistant exécutif. En tant qu'Office Manager, vous serez en charge de la gestion globale du bureau, de l'administration, de la logistique, des commandes liées à toutes les activités de...

Description

Pour l'un de nos clients, une organisation européenne, nous recherchons activement un Office Manager/Assistant exécutif.
En tant qu'Office Manager, vous serez en charge de la gestion globale du bureau, de l'administration, de la logistique, des commandes liées à toutes les activités de l'association. Vous ferez partie d'une équipe multiculturelle et travaillerez principalement directement avec l'un des directeurs exécutifs.

Votre responsabilité en tant qu'office manager :
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau au quotidien.
  • Fournir un soutien technique pour les réunions internes
  • agir en tant que contact clé pour la gestion du bâtiment et gérer le contrat de location et les travaux de réparation
  • Assurer la surveillance, l'inventaire et la commande des fournitures de bureau.
  • Coordonner tous les entrepreneurs pour la gestion des installations
  • Développer un système de classement (en ligne/hors ligne) de la documentation relative à la gestion du bureau.
  • (Externe) Support informatique/sécurité
  • Développer des procédures et des structures pour une gestion efficace du bureau
  • Agir en tant que point focal pour la sécurité, le bien-être, l'environnement de travail sain ainsi que l'environnement et la durabilité au sein du bureau.
  • Agir en tant que point focal de l'équipe en interne sur les questions liées à la gestion du bureau et contribuer de manière proactive au développement de notre culture d'équipe proactive.
Vos responsabilités en tant qu'assistant :
  • Organisation de voyages
  • Organisation de réunions internes et externes
  • Organisation d'événements
  • Gestion du calendrier
  • Organiser et mettre à jour les bases de données
  • Supervision des conférences téléphoniques (techniques)
  • Préparer les réunions
  • Gestion des documents

Votre profil

  • Vous êtes titulaire d'une licence ;
  • Vous avez au moins 10 ans d'expérience professionnelle pertinente, de préférence dans une association commerciale européenne ou internationale à Bruxelles ;
  • Vous avez une excellente maîtrise de l'anglais et du français (écrit et parlé). Toute autre langue est un atout (notamment l'allemand) ;
  • Vous avez une forte éthique de travail et de solides compétences en matière d'organisation, de communication et de rédaction ;
  • Vous avez la capacité de respecter les délais et de travailler de manière indépendante.

Offre

Notre client, situé dans le centre de Bruxelles, vous offre :
  • Un environnement de travail international stimulant et inspirant avec une équipe multiculturelle ;
  • De nombreuses opportunités pour déployer votre créativité ;
  • Une interaction avec une variété d'entreprises et d'organisations en Europe et dans le monde ;
  • L'opportunité de servir un secteur innovant et dynamique ;
  • Un package salarial compétitif.

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