Secrétaire juridique

Référence: 10028481 BruxellesBruxelles CDICDI Selection & InterimSelection & Interim
Notre client recrute un(e) secrétaire (niveau médian/supérieur) pour fournir un soutien administratif aux avocats d'un groupe de pratique dans son bureau de Bruxelles. Vous fournirez aux avocats un soutien efficace et de haute qualité, leur permettant de se concentrer sur la prestation de services...

Description

Notre client recrute un(e) secrétaire (niveau médian/supérieur) pour fournir un soutien administratif aux avocats d'un groupe de pratique dans son bureau de Bruxelles. Vous fournirez aux avocats un soutien efficace et de haute qualité, leur permettant de se concentrer sur la prestation de services juridiques aux clients. Une grande partie du rôle consiste à assurer la facturation en temps voulu pour le ou les partenaires de l'équipe. En outre, vous aiderez les chargés d'affaires à maximiser le temps qu'ils peuvent consacrer à la facturation, à entreprendre des activités de développement commercial et à les assister dans la gestion de leur charge de travail quotidienne.

Plus précisément, vous vous occuperez de :
  • Travailler avec le superviseur au sein d'une équipe de secrétariat pour fournir un soutien complet en matière d'AP, de secrétariat et d'administration, en assumant la responsabilité et en veillant à ce que le travail soit exécuté de la manière la plus efficace et la plus appropriée, fournir un soutien :
  • Gestion des dossiers ; organisation et ouverture des dossiers, fermeture des dossiers, archivage et assurance que tous les documents pertinents sont classés électroniquement et sur papier, si nécessaire ;
  • Gérer le processus de facturation à l'aide d'un système financier interne. Assister les avocats en assurant la liaison avec les autres parties pour établir les factures. Assurer la liaison avec d'autres bureaux internationaux afin de suivre les procédures pertinentes, en gérant les honoraires pour qu'ils effectuent tous les enregistrements de temps nécessaires ou pour saisir leurs enregistrements de temps en leur nom ;
  • Réviser et corriger les projets de facturation sur une base mensuelle et les soumettre aux avocats pour examen et approbation ;
  • Traiter les demandes de mise à jour des dossiers telles que les changements d'adresse, les demandes de réduction, etc ;
  • Classer les informations sur les clients sur une base régulière ;
  • Rassembler les informations provenant de différents logiciels et assurer une correspondance parfaite ;
  • Travailler en étroite collaboration avec le département financier pour assurer le suivi des comptes en souffrance ;
  • Créer des factures, des décaissements, créer et modifier des narratifs ainsi que demander des notes de crédit et des factures interservices, et assurer la liaison avec les bureaux internationaux si nécessaire ;
  • Remplir les rapports financiers requis pour les systèmes internes, en mettant en évidence les gains en suspens à facturer, et en informant le client si nécessaire ;
  • Gérer de manière proactive et tenir à jour les agendas des chargés d'affaires ; coordonner les réunions avec les services internes et externes.

Votre profil

  • Excellente connaissance du néerlandais et de l'anglais ;
  • Une expérience préalable dans une organisation de services professionnels est un atout ;
  • Solides connaissances financières ;
  • Démontrer une capacité à gérer et comprendre le processus de facturation de bout en bout des cabinets juridiques ;
  • Faire preuve de flexibilité et être capable de gérer une charge de travail importante et de respecter des délais serrés ;
  • Analytique et orienté(e) vers les chiffres ;
  • Capacité à répondre aux demandes des entreprises et à travailler avec des parties prenantes exigeantes ;
  • Discrétion dans le traitement des questions confidentielles ;
  • Esprit d'équipe, attitude positive, bon sens, flexibilité ;
  • Maîtrise de Microsoft Office ;
  • Très organisé, attitude positive, bonne planification ;
  • Proactif et capable de faire preuve d'initiative et de travailler avec un minimum de supervision ;
  • Excellente attention aux détails ; capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression ;
  • Compréhension interpersonnelle et capacité à résoudre les problèmes.

Offre

Notre client propose :
  • Un contrat à durée indéterminée, avec un poste à temps plein (38 heures/semaine) ;
  • Les chèques-repas et les éco-chèques ;
  • Les transports en commun ;
  • Une assistance juridique gratuite 24 heures sur 24 ;
  • Une assurance collective et hospitalière ;
  • Smartphone et ordinateur portable ;
  • Possibilités de travail à domicile.

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