Assistant(e) Administratif(ve)

Tâches traditionnelles :Rédaction de courriers et d’emails et gestion d’agenda si nécessaire ;Frappe, correction, mise en page et en forme de contrats, mémos, documents juridiques en français et en anglais ;Photocopies, scans, impressions, envoi de fax, reliures, classement, archivage papier et...

Description

Tâches traditionnelles :
  • Rédaction de courriers et d’emails et gestion d’agenda si nécessaire ;
  • Frappe, correction, mise en page et en forme de contrats, mémos, documents juridiques en
français et en anglais ;
  • Photocopies, scans, impressions, envoi de fax, reliures, classement, archivage papier et
électronique, préparation des présentations powerpoint ;
  • Préparation des supports pour les Board meetings, AG ou réunion avec l’administration fiscale ;
  • Etablissement des notes de frais et des ordres de mission ;
  • Gestion des demandes de traduction assermentées avec le prestataire ;
  • Archivage des dossiers clients selon la procédure définie ;
  • Suivi et coordination des déplacements, organisation de réunion et déjeuner, organisation de conference call ;
  • Prise d’appel en l’absence de certains collaborateurs ;
  • Commande et gestion des fournitures par étage ;
  • Réapprovisionnement des coffee corners ;
  • Back-up réception si nécessaire.
Tâches spécifiques :
  • Préparation d'engagement letter ;
  • Légalisation de documents (notaire, ambassade et ministère) ;
  • Suivi des dépôts Apostilles ;
  • Gestion des dépôts RCS ;
  • Mise à jour hebdomadaire des tableaux de chargeabilité ;
  • Dépôts de documents électroniques auprès de le CSSF (formating & filing de prospectus ;
demande d'attestations AIFM).

Votre profil

  • BTS assistant(e) de direction, assistant(e) manager, diplôme de secrétariat ;
  • Expérience de 2 à 5 ans dans une fonction similaire, acquise de préférence en Cabinet d’avocats ;
  • Maîtrise des outils bureautiques ;
  • Maîtrise de l’anglais et du français ;
  • Flexibilité, discrétion, excellent relationnel, organisation, autonomie, esprit d’équipe et bonne gestion du stress.

Offre

Notre client est un cabinet d'avocats réputé situé à Luxembourg ville.

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